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Mit Digital Rights Management von Sharedien vermeiden Sie durch die aktive Lizenzverwaltung Ihrer digitalen Inhalte widerrechtliche Nutzungen und kostspielige juristische Auseinandersetzungen. Behalten Sie den Überblick über Ihre Lizenzen urheberrechtliche Eigenschaften Ihrer Assets. Schützen Sie Ihre Assets, Ihr Budget und die Rechte Ihrer kreativen Partner.
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Für eine erfolgreiche Metadatenstrategie gibt es kein Universalrezept. Dies liegt darin begründet, dass jedes Unternehmen seine eigene Strategie finden und das DAM-System nach den eigenen Bedürfnissen und Anforderungen konfigurieren muss. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung kann jedoch zur Orientierung dienen, indem sie die Meilensteine benennt, die bei einer Metadaten-Initiative durchlaufen werden sollten.
Ein jede Initiative benötigt Ziele, die erreicht werden wollen. Das ist auch bei einer Metadaten-Initiative nicht anders. So geht es zunächst einmal darum, die Use Cases des DAM-Systems ausfindig zu machen und den dort herrschenden Status Quo zu analysieren. Dabei ist es unerlässlich, die Mitarbeiter, die tagtäglich mit dem DAM-System arbeiten, mit einzubeziehen, um herauszufinden, wie das System im Sinne der User optimiert werden kann. Sind die Use Cases und User identifiziert, kann das Ziel der Metadaten-Initiative festgelegt und der passende Metadaten-Typus bestimmt werden. Möchten Sie Ihren Schwerpunkt beispielsweise auf die Vereinfachung des Zugriffs auf den Asset-Bestands Ihres Unternehmens setzen, um den Return On Investment zu verbessern, sollten Sie die deskriptiven Metadaten in den Blick nehmen. Geht es Ihnen darum, die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, Teams und Mitarbeitern zu erleichtern, die in den Kreativprozessen involviert sind und beispielsweise Marketingmaterialien erstellen, spielen dagegen die Prozessmetadaten eine Rolle.
Konsistenz ist einer der Schlüssel zu einer erfolgreichen Metadatenstrategie. So ist es entscheidend, dass Standards für die Beschriftung und Beschreibung von Dateien festgelegt werden, um die Assets zugänglich und vor allem interoperabel zu machen. Bei der Festlegung der Metadatenstandards muss das Rad jedoch nicht neu erfunden werden. Denn es gibt etablierte Standards wie Dublin Core, XMP oder IPTC, an denen man sich orientieren kann. Ausserdem kann es der Fall sein, dass die Metadaten, die Sie für Ihre Zielsetzung benötigen, in Ihrer Organisation und Systemlandschaft bereits im Einsatz sind. So ist es ratsam, zunächst einmal zu überprüfen, wie die digitalen Inhalte in anderen Systemen organisiert werden und ob die dort verwendeten Metadaten auch für die Asset-Organisation im DAM-System in Frage genommen. Nachdem Sie geprüft haben, welche Metadaten verfügbar sind, und die Optionen Ihrer DAM-Lösungen in Erfahrung gebracht haben, können Sie zum nächsten Schritt übergehen und das Metadatenschema konzipieren.
Das Metadatenschema definiert das Layout der Metadatenfelder und bestimmt die Organisation der Informationen im DAM-Katalog. Bei der Festlegung der einzelnen Felder können Sie sich wiederum an den oben genannten oder auch anderen branchen- und anwendungsbezogenen Standards orientieren. Sobald das Schema festgelegt ist, können die Werte für die Felder mithilfe einer Taxonomie oder eines hybriden Vokabulars festgelegt werden. Durch die Verwendung eines vorgegebenen Vokabulars oder eines Dropdown-Menüs können Sie verhindern, dass Fehler bei der manuellen Eingabe von Metadaten auftreten und ausserdem Inkonsistenzen vermeiden. Für Unternehmen, die grosse Mengen an Assets verwalten, kann es aber auch sinnvoll sein, auf das Smart Tagging zurückzugreifen. Dabei werden digitale Inhalte automatisch mit Metadaten angereichert, indem KI-basierte Algorithmen und maschinelles Lernen eingesetzt werden.