Digitales Asset-Management – Sharedien

Wenn Sie eine Vielzahl an Bild- oder Videodateien in Ihrem Unternehmen pflegen und Ihr Marketing- und Vertriebsteam auf aktuelle und korrekte digitale Assets angewiesen ist, dann können Sie mithilfe einer DAM-Lösung enorm viel Zeit und Kosten einsparen. Zum einen entfällt die langwierige Suche nach passendem Material an unterschiedlichen Speicherorten und zum anderen übernimmt ein modernes DAM-System eine Vielzahl an manuellen Aufgaben wie das Zuschneiden von Bildern für verschiedene Ausgabekanäle oder das Hinzufügen von Schlagworten für das leichtere Auffinden von passendem Bild- oder Videomaterial. Ein weiterer nützlicher Aspekt ist die zuverlässige Überwachung der Bildrechte zur Vermeidung von teuren Lizenzrechtverstössen.

1) Daten: Zunächst einmal muss Klarheit darüber herrschen, welche digitalen Assets tatsächlich im Unternehmen vorhanden sind und wie sie genutzt werden. Damit können die Anforderungen an das DAM-System formuliert werden, welche Dateitypen unterstützt und in welchen Formaten sie vorliegen müssen, um den gesamten Lifecycle jedes Assets abzubilden.

2) Prozesse: Eine transparente Abbildung sämtlicher Prozesse bei der Entstehung, Erstellung, Modifikation und Ausleitung aller Content-Elemente stellt sicher, dass keine essenziellen Workflows unter den Tisch fallen können. Erst wenn klar und deutlich ist, wie die Dinge funktionieren, können sie sauber in eine DAM-Lösung übertragen und optimiert werden.

3) Organisation: Wer ist für welchen Schritt in der Content-Erstellung verantwortlich? Wer benötigt welche Zugriffsrechte und welche externen Nutzer gibt es? Erst wenn jedem Nutzer eine eindeutige Rolle mit individuellen Zugriffsrechten zugewiesen ist, sind grösstmögliche Sicherheit und Effektivität gewährleistet.

4) Technologie: Für nahtlose, systemübergreifende Prozesse muss die DAM-Lösung in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden werden. Dazu gehört die Integration mit anderen Datenhaltungssystemen wie Produktinformations-(PIM-)Lösungen ebenso wie mit Layout-Software für effizientere Bildbearbeitungsprozesse sowie mit Output-Channels, E-Commerce Channels, Apps, Websiten usw...

5) Zukunftsfähigkeit: Für eine grössere Investitionssicherheit sind Vorüberlegungen zur geplanten Geschäftsentwicklung zu machen. Können die Nutzerzahlen, geografische Abdeckung, Mehrsprachigkeit, Produktsortimente, Geschäftsabteilungen und das Datenmodell auch noch in ein paar Jahren abgedeckt werden? Eine DAM-Lösung sollte flexibel und skalierbar genug sein, um entsprechend mit dem Unternehmen mitwachsen zu können.

1) Keine Strategie: Implementierungsprojekte werden häufig zu kurz gedacht. Es fehlt an einer langfristigen Sicht auf die Geschäftsentwicklung, die umliegende Infrastruktur, die Prozesse und die Organisation und oft besteht kein Konsens über die Anforderungen an eine DAM-Lösung. All diese Aspekte müssen im Vorfeld strategisch erfasst und sauber dokumentiert werden, sonst laufen Unternehmen in Gefahr, Ineffizienzen zu verursachen und Vorbehalte unter den Mitarbeitern zu schüren.

2) Keine Transparenz: Besteht nicht von Anfang an Klarheit über alle im Unternehmen genutzten digitalen Assets, ist eine effiziente Systemimplementierung im Einklang mit Prioritäten, Anforderungen und Skalierungsbedarfe unmöglich.

3) Auf die falsche Lösung gesetzt: Viele Unternehmen setzen ihr Vertrauen aufgrund vermeintlicher Vorteile auf reine Standardlösungen und werden sich erst im Laufe der Implementierung darüber bewusst, dass diese Out-of-the-box-Systeme ihren individuellen Anforderungen nicht gerecht werden. Daher kommt es in der Regel durch notwendiges Customizing zu Verzögerungen während der Implementierung und damit zu höheren Kosten und einigen Stolperfallen bei der Priorisierung der Anpassungen.

4) Mangelnde Integration: Das Potenzial von DAM-Lösungen ist nicht mit dem blossen Verwalten von digitalen Assets ausgeschöpft. Im Umgang mit Daten – insbesondere für die Content-Erstellung – ist eine ganzheitliche Denkweise gefragt. Die Basis hierfür bilden Technologien, die nahtlos ineinandergreifen und damit erst wirklich wertschöpfende Prozesse möglich machen.

5) Realitätsfremd: Aus dem letzten Punkt ergibt sich die Notwendigkeit, sich im Vorfeld genau mit den unternehmenseigenen Prozessen auseinanderzusetzen. Ansonsten laufen Unternehmen in Gefahr, Lösungen zu implementieren, die die gelebten Prozesse und die Organisation gar nicht tragen können. Die digitale Ausgestaltung dieser elementaren Faktoren ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Implementierungsprojektes.