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Damit das Potential eines DAM-Systems voll ausgeschöpft werden kann, braucht es schliesslich nicht nur eine zielgerichtete Metadatenstrategie und ein ausgeklügeltes Metadatenschema, sondern auch eine Metadaten Governance. Der Begriff bezeichnet vereinfacht ausgedrückt ein Rahmenwerk, das Regeln, Richtlinien und Verfahrensweise für den Umgang mit den Metadaten im Unternehmen vorgibt. Das ultimative Ziel einer Metadaten Governance ist es, die Ablage- und Archivierungsprozesse zu standardisieren, um Dateien-Chaos im DAM-System zu vermeiden und dafür Sorge zu tragen, dass das Digital Asset Management auch in Zukunft effizient und reibungslos funktioniert.
Eine im Unternehmen etablierte Metadaten Governance sorgt in erster Linie für eine kontrollierte Benennung und Beschreibung beziehungsweise Verschlagwortung von digitalen Inhalten wie auch für den Einsatz eines sinnvollen und interoperablen Metadatenschemas. Denn die im Metadatenschema festgelegten Strukturen bilden die Grundlage für die Such- und Filterfunktionen im DAM-System, weshalb sie regelmässig überprüft und immer wieder auf den neusten Stand gebracht werden müssen.
Sobald Sie die Implementierung einer DAM-Lösung in Betracht ziehen, sollten Sie Rollen und Zuständigkeiten für die Verwaltung des DAM-System und aller damit verbundenen Prozesse festlegen. Hierzu gehört es auch, ein Team für die Metadaten Governance zusammenzustellen, das die Einhaltung von Richtlinien und Standards sowie die Funktionalität des Metadatenschemas regelmässig überprüft.
Das Metadaten Governance Team sollte unternehmensübergreifende Regeln für den Umgang mit den Metadaten festlegen und diese in einem für alle zugänglichen Dokument festhalten. Neben einem Regelwerk sollte das Dokument auch eine Art Glossar für das Metadaten-Vokabular beinhalten. Dies ist besonders dann von Bedeutung, wenn das DAM-System keine Auswahlfelder bereitstellt und die Metadaten manuell eingegeben werden müssen.
Zu den Aufgaben eines Metadaten Governance Teams gehört es schliesslich auch, Schulungen für die Nutzer des DAM-Systems zu organisieren beziehungsweise durchzuführen, um sicherzustellen, dass diese die Bedeutung der Metadaten verstehen und die Richtlinien und Standards pflichtbewusst einhalten. Ausserdem muss das Team dafür Sorge tragen, dass bei einem Update des Regelwerks alle von den Änderungen betroffenen Nutzer informiert werden.
Eine solide Metadaten Governance umfasst immer auch die Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten. Das bedeutet, dass das Metadaten Governance Team regelmässig Feedback von den Nutzern einholen muss. Wenn sich die Anforderungen an das DAM-System ändern, beispielsweise neue Asset-Typen eingeführt werden, ist es ausserdem die Aufgabe des Teams, das Metadatenschema zu überdenken und gegebenenfalls anzupassen.
Wie die hier gelisteten Punkten zeigen, reicht das Aufstellen von Regeln für eine solide Metadaten Governance nicht aus. Damit die Regeln angenommen und im DAM gelebt werden, müssen zusätzliche Strukturen im Unternehmen geschaffen werden. Unabhängig von der Grösse eines Unternehmens ist es deshalb ratsam, ein Team zusammenzustellen, das für die Durchsetzung der Metadaten Governance wie auch für die kontinuierliche Optimierung des Metadatenschemas zuständig ist. Gerade mit Blick auf Letzteres ist es darüber hinaus unabdingbar, dass sich das Metadaten Governance Team nicht nur mit der Unternehmensführung regelmässig austauscht, sondern auch das Gespräch mit den Kollegen sucht, die tagtäglich mit dem DAM-System arbeiten.
Metadaten sind der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Sie das volle Potenzial Ihres DAM-Systems und damit Ihrer Assets ausschöpfen können. Sie tragen dafür Sorge, dass Ihre Assets im System leicht abgerufen und wiederholt monetarisiert werden können und garantieren dabei, dass Urheberrechts- und Markenvorgaben nicht verletzt werden. Dies setzt jedoch voraus, dass das Metadatenschema, das die Grundlage für die Organisation und Pflege der Assets im System bildet, gut durchdacht ist. Zum Schluss wollen wir uns daher noch einmal den Best Practices zuwenden, also den Vorgehensweisen, die sich im Kontext einer Metadaten-Initiative bewährt haben.
Wie an einer anderen Stelle bereits erwähnt, sollte die Metadatenbedürfnisse der einzelnen DAM-User bei einer solchen Initiative nicht zu kurz kommen, ebenso wie die Metadatenfähigkeiten anderer produktrelevanter Systeme wie CRM oder PIM. Denn wenn man versteht, wo in der Organisation Metadaten verwendet werden und wie man eine organisationsweite Metadatenstrategie umsetzen kann, erhöht sich auch der Gesamtnutzen einer jeden Initiative. Dahingehen ist ebenso sinnvoll, bei der Festlegung des Metadatenschemas und der Metadatenstandards auf Interoperabilität zu setzen, also auf Metadaten die von allen Systemen der Organisation gelesen und damit auch von allen Mitarbeitern verwendet werden können. Eine Möglichkeit, die Interoperabilität zu verbessern, ist die Verwendung von Standards wie dem XMP-Framework oder der Einsatz eines Unternehmenslexikons für Metadaten.
Schliesslich sollte eine Metadaten-Initiative nicht als ein einmaliges Projekt, sondern als eine kontinuierliche Aufgabe verstanden werden. Mit einem kleinen, konzentrierten Satz von Feldern zu beginnen und dann zu einem komplexeren Schema überzugehen, ist ein guter Weg, um eine Metadatenstrategie einzuführen und zu etablieren, wobei die Metadatenanforderungen nicht nur intern, sondern auch extern kommuniziert werden müssen. Ebenso sollten regelmässig Audits durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Metadaten korrekt hinzugefügt und die Standards eingehalten werden.