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Digital Asset Management-Lösungen haben in erster Linie die Aufgabe, digitale Inhalte wie Bilder, Videos und Dokumente zu verwalten und zentral im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Mittlerweile haben sich die Anforderungen der allermeisten Unternehmen jedoch stark verändert. Während vor einigen Jahren die eigene Webseite und vielleicht noch der Printkatalog die einzigen relevanten Ausgabekanäle waren, schiessen heute regelmässig neue Touchpoints aus dem Boden, die in der Produkt- und Markenkommunikation berücksichtigt werden müssen und die individuelle Anforderungen an die Bild- und Videoinhalte haben.
Noch komplexer wird die Situation, je grösser das Unternehmen und je vielfältiger seine Zielmärkte. Kurzum: Eine konsistente Kommunikation auf allen Kanälen und über Landes- und Unternehmensgrenzen hinweg ist ohne ein zentrales DAM-System nicht möglich. Wie aber das richtige System finden? Worin unterscheiden sich moderne Lösungen und ihre Ansätze und was muss bei der Auswahl berücksichtigt werden? All das und noch viel mehr beantwortet dieser Leitfaden!
Eine der ersten Entscheidungen, die im Zusammenhang mit der Implementierung neuer Systeme getroffen werden muss, ist, ob die Lösung auf eigenen Servern (on-premise) oder als Software-as-a-Service (SaaS) in der Cloud betrieben werden soll. Es gibt auch die Möglichkeit, einen hybriden Ansatz zu wählen und beispielsweise nur bestimmte Funktionen an Cloud-Services abzugeben.
Viele Unternehmen entscheiden sich aufgrund von Sicherheitsbedenken weiterhin für on-premise Installationen. Hierbei liegt die Verantwortung für die Sicherstellung der Daten- und IT-Sicherheit ausschliesslich bei der Unternehmens-IT. Ein weiterer Grund ist, dass die Software unabhängig von der Internetverbindung des Unternehmens läuft, was vor allem für Unternehmen mit schwacher Verbindung ein wichtiger Faktor ist.
Demgegenüber stehen allerdings gleich mehrere Vorteile bei einer cloudbasierten Anwendung. So zahlen Unternehmen in der Regel nur so viel, wie sie tatsächlich an Kapazitäten benötigen und es ist keine grosse Investitionssumme wie bei einer eigenen Installation notwendig. Zudem kümmert sich der Anbieter selbst um Updates und Systemwartungen. Für Unternehmen, die viel mit externen Agenturen, Freelancern und Fotografen arbeiten und auch Partnern Zugriff auf ihre digitalen Assets geben wollen, ist eine cloudbasierte Anwendung ebenfalls vorteilhaft, da sie einfach über den Webbrowser zugänglich ist. Eine Benutzer- und Rechteverwaltung sorgt dafür, dass jeder angelegte Nutzer nur das sieht und tun kann, was er darf und soll – das sorgt für Sicherheit und Verlässlichkeit der digitalen Assets.
DAM-Systeme bilden den Kern von leistungsstarken Content Hubs. Dabei kommt es allerdings nicht nur auf die eigene Funktionsbreite an, sondern auch auf die Fähigkeit, in relevante benachbarte Systeme sowie in zentrale Anwendungen der Kreativarbeit zu integrieren.
So kann ein Content Hub nur dann sein volles Potenzial entfalten, wenn Digital Asset Management, Content Management und Product Information Management nahtlos miteinander verbunden sind und damit eine umfassende Sicht auf alle digitalen, produktrelevanten und redaktionellen Inhalte ermöglicht.
Gleichzeitig ist es für Gestalter und Kommunikationsverantwortliche sehr hilfreich, wenn auch Kreativanwendungen wie Adobe InDesign und Photoshop, aber auch externe Bilddatenbanken wie Getty Images oder Shutterstock integriert sind. So können Nutzer an der Erstellung von Content arbeiten, ohne ständig zwischen den einzelnen Anwendungen hin- und herspringen zu müssen. Das spart Zeit und steigert die User Experience erheblich.
DAM-Systeme weisen eine Vielzahl an hilfreichen Funktionen auf – sie ergeben sich aus den grundlegenden Bedürfnissen, die die Beteiligten bei der Arbeit mit Bildern, Videos, Grafiken und Dokumenten im Unternehmen haben.
Die wahrscheinlich grundlegendste Funktion ist die Suche. Studien zeigen, dass Marketingmitarbeiter sehr viel Zeit dabei verlieren, nach geeigneten Bildern, Videos und anderen digitalen Inhalten zu suchen. Hierbei kann ein DAM-System Abhilfe schaffen und dank intelligenter Funktionen wie Autovervollständigung oder eine kontextuelle Suche relevante Inhalte herausgeben, selbst wenn Mitarbeiter nicht genau wissen, nach welchen Schlagwörtern sie suchen sollen. Unterschiedliche Nutzer haben unterschiedliche Anforderungen an die Suche nach digitalen Assets – hier kann es auch hilfreich sein, individuelle Suchen und Filter zu speichern.
Eng verbunden mit der Anforderung an die Suche ist der Umgang des Systems mit Metadaten. Die wachsende Bedeutung visueller Kommunikation über alle Kanäle hinweg macht es unumgänglich, sich Gedanken um die Datenstruktur im DAM-System zu machen. Eine intelligente Metadatenstrategie schafft sinnhaften Kontext und ordnet und strukturiert damit digitale Inhalte und beschreibt sie eindeutig für eine intuitive Suche. Neben diesen beschreibenden Metadaten, die beispielsweise eine Rolle beim Tagging spielen, können digitale Inhalte selbst auch Metadaten beinhalten. So beinhalten Bilddateien automatisch Informationen über den Kameratyp oder die Auflösung und auch der Fotograf und andere grundsätzliche Informationen können im Asset selbst gespeichert und automatisch im DAM-System hinterlegt werden.
Moderne DAM-System verfügen heute über eine Vielzahl an Automatisierungsfunktionen, die die Produktivität Ihres Marketingteams erheblich steigern können. Dazu gehören etwa das automatische Verschlagworten, Zuschneiden, Kategorisieren oder Exportieren unterschiedlicher Dateiformate bereits beim Upload. So wird beispielsweise sichergestellt, dass nach einem Produkt-Fotoshooting direkt die richtigen Bildderivate für den Onlineshop generiert und gleichzeitig die richtigen Tags gesetzt werden. Daneben gibt es noch viele weitere Funktionen, die den Komfort bei der Arbeit mit digitalen Assets erhöhen, wie beispielsweise den Upload von neuen Inhalten per Drag & Drop. Das steigert die User Experience und erspart sehr viel manuellen Aufwand und Marketingverantwortliche können sich kreativeren Aufgaben widmen.
Nicht nur eigenes Bild- und Videomaterial kann in DAM-Systemen verwaltet werden. Auch lizenzierte digitale Inhalte werden entsprechend verwaltet und mit Metadaten versehen. Wer viel mit externem Material arbeitet, kennt die Herausforderungen bei der Überwachung der Lizenzrechte. Ein ausgeklügeltes Lizenzrechtemanagement hilft dabei, die Lizenzdauer, erlaubte Mediennutzung, Kosten, Kontaktpersonen und die geografische Abdeckung der Lizenz genau im Blick zu behalten und damit potenziell teure Verstösse zu umgehen. Auch Informationen zu den Fotografen, Agenturen und Models können hinterlegt und damit die Partnerschaften zu wertvollen Bildquellen aktiv gepflegt werden.
Neben den einfachen Funktionen, die DAM-Systeme aufweisen, spielt die Integrationsfähigkeit der Lösungen mit anderen kommunikationsrelevanten Systemen, aber auch mit Kreativwerkzeugen und externen Bilddatenbanken, mittlerweile eine grosse Rolle, um zentrale Prozesse rund um die Erstellung und Bereitstellung von Content optimal zu unterstützen.
Gerade für Unternehmen, die eine Vielzahl von Produkten über unterschiedlichste Kanäle präsentieren möchten, ist eine enge Integration von Produktinformationen mit den dazugehörigen Bildern, Videos, anderen digitalen und auch redaktionellen Inhalten sehr wichtig. Daher müssen DAM-, PIM- und Content Management-Systeme eng zusammenarbeiten und den Onlineshop, Instagram und Onlinemarktplätze wie Amazon gleichermassen verlässlich und umfangreich mit visuell attraktivem Produkt Content versorgen.
Auch bei der Content Erstellung gibt es bei vielen Unternehmen zahlreiche Herausforderungen und ineffiziente Workflows zu bewältigen. Ob interne Kommunikationsverantwortliche oder externe Gestalter und Agenturen: Die Erstellung von Content umfasst viele Einzelprozesse, unterschiedliche Tools und Kreativprogramme, Feedback- und Iterationsschleifen sowie unterschiedliche Versionen von Dateien. Zudem müssen Zugriffs-, Lese- und Bearbeitungsrechte sauber geregelt sein, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Externen.
Moderne DAM-Systeme berücksichtigen diese Komplexität, indem sie für klare Rollenkonzepte sorgen, Versionskontrollen sicherstellen, nahtlos in Adobe Creative Cloud- und Microsoft Office-Anwendungen sowie in externe Bilddatenbanken wie Shutterstock oder Getty Images integrieren und die Möglichkeit bieten, individuelle Workflows zu bauen für ein effektives Task Management, das alle Beteiligten in die Prozesseeinbindet.
DAM-Systeme unterscheiden sich also sowohl in ihrer grundlegenden Technologie als auch in ihren Funktionsschwerpunkten. Damit ist es für Unternehmen, die auf der Suche nach einem (neuen) DAM-System sind, besonders wichtig, ihre Anforderungen zu kennen. Jeder Systemevaluation müssen daher die folgenden Punkte vorausgehen:
Zunächst einmal muss klar sein, warum überhaupt ein DAM-System angeschafft werden soll. In vielen Unternehmen ist es mittlerweile ein grosses Problem, dass Mitarbeiter relevante Assets wie Bilder, Videos oder Grafiken erst mühsam im Unternehmen beschaffen müssen, da es an einer zentralen Verwaltung dieser digitalen Inhalte fehlt. Andere Unternehmen arbeiten viel mit Externen wie Fotografen oder Freelancern zusammen und verlieren viel Zeit beim Datenaustausch und müssen sicherstellen, dass an der aktuellen Version gearbeitet wird.
Diese Vorüberlegungen geben bereits Aufschluss darüber, wer die zukünftigen Nutzer des DAM-Systems sind. Das können Mitarbeiter aus dem Marketing, dem Management, dem Vertrieb, dem Customer Service, dem Produktmanagement und auch Externe sein. Im nächsten Schritt müssen diese Mitarbeiter und Partner wie Agenturen mit an Bord geholt werden und darüber Auskunft geben, inwiefern sie bei ihrer täglichen Arbeit mit digitalen Inhalten in Kontakt kommen und was ihnen helfen würde, ihre Arbeit effizienter zu gestalten.
Daraus ergeben sich die Anforderungen, die ein Unternehmen an ein System stellt, das all diese Bereiche abdeckt. Für den Auswahlprozess ist es sehr hilfreich, die Anforderungen klar zu benennen und zu beschreiben und wenn möglich sogar zu priorisieren. Je gründlicher diese Vorüberlegungen gemacht und zu Papier gebracht wurden, desto besser können die Projektverantwortlichen die Eignung der unterschiedlichen Systeme beurteilen und durch den Auswahlprozess führen.
Aus der Liste an priorisierten Anforderungen ergibt sich eine Art Leitbild, welches bereits bei der Recherche geeigneter Systeme helfen kann, sich auf die richtigen Lösungsansätze zu fokussieren. So sollten sich Unternehmen, die eine rasant zunehmende Komplexität bei der Content Erstellung erwarten, auf Systeme konzentrieren, die auf zukunftssicheren Technologien basieren und eine hohe Flexibilität bei der Anbindung anderer Systeme und unterschiedlicher Tools für die Erstellung, Bearbeitung und Distribution von Inhalten aufweisen. Die Integrationsfähigkeit der DAM-Systeme ist hierfür einer der wichtigsten Ansatzpunkte.
Aber auch das Datenmodell trägt erheblich dazu bei, ob ein Unternehmen die Herausforderungen einer modernen visuellen Kommunikation meistern kann. Mit komplexen Produktstrukturen, vielfältigen Zielmärkten, unterschiedlichsten Ausgabekanälen und individuellen Kampagnen wächst die Anforderung an die grundlegende Datenstruktur von digitalen Inhalten. Auch eine intelligente Metadatenstrategie ist ab eines gewissen Komplexitätsgrades in der Kommunikation ein Muss.
All diese Überlegungen zum Fokus bei der Suche nach einem geeigneten System führen dazu, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Zielbild vor Augen haben.
Neben den funktionalen und konzeptionellen Aspekten liegt es in der Verantwortung der Unternehmens-IT und des Managements zu entscheiden, welche technologischen Voraussetzungen ein DAM-System erfüllen muss. Diese Grundsatzentscheidung legt fest, ob das System on-premise betrieben oder cloud-native sein soll oder ob eine hybride Lösung der richtige Lösungsweg für die Zukunft ist.
Egal, welcher Weg letztlich gegangen wird – es ist empfehlenswert, sich für eine Lösung zu entscheiden, die automatisch mit regelmässigen Updates versorgt wird und die alle gängigen Sicherheits- und Datenschutzzertifikate aufweist.