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Tauchen Sie ein in die Welt von Content und Digital Asset Management! In unseren E-Papers und Guidelines beschäftigen wir uns intensiv mit Themen wie Technologie, Implementierung und Integration.
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Ist der Bedarf nach einem Digital Asset Management-System erst identifiziert, stellen sich zunächst einige Fragen. Wie findet man den richtigen Anbieter? Auf was muss geachtet werden? Wer sollte in die Entscheidung einbezogen werden? Wer kann uns bei der Auswahl helfen?
Dieser Leitfaden fasst die wichtigsten Punkte zusammen und bietet einen strukturierten Prozess, der so für die Auswahl jeder neuen Technologie angewendet werden kann. Die Grundlage jeder erfolgreichen Systemeinführung ist die richtige Vorbereitung. Wir zeigen, wie das geht!
Am Anfang ist es wichtig, die Lage gründlich zu sondieren und sich Klarheit darüber zu verschaffen, wer eigentlich alles an der Erstellung, Bearbeitung und Distribution von Content beteiligt ist – das schliesst auch Externe wie Fotografen, Agenturen oder Freelancer ein. Das bedeutet nicht, dass all diese Nutzer zwingend am Auswahlprozess teilnehmen müssen, aber es ist ein wichtiger erster Schritt, um zu verstehen, welche individuellen Aufgaben und Anforderungen beachtet werden müssen. Aber nicht nur die Nutzer selbst, auch die Bereichsverantwortlichen wie der Marketing- oder der Produktmanager haben ihre eigenen Interessen an dem Projekt.
Aus all diesen Stakeholdern setzt sich schliesslich das Kernteam zusammen – also die Personengruppe, die letztendlich gemeinsam in dem Projekt arbeitet, Business Cases definiert, Anforderungen sammelt, beschreibt und priorisiert und auf dieser Basis schlussendlich die in Frage kommenden Systemanbieter bewertet. Die Teambildung ist ein kritischer erster Schritt, da hier die Weichen dafür gestellt werden, wie gut das Change-Management in der Implementierungsphase und darüber hinaus gelingt.
Neben den internen Teammitgliedern ist es immer auch sinnvoll, sich eine erfahrene Beratung ins Haus zu holen, die über ausgewiesene Markt- und Projektkenntnis verfügt. Dadurch kann sichergestellt werden, dass wirklich relevante Anbieter in die engere Auswahl kommen und auch die entsprechenden Software Integratoren frühzeitig evaluiert werden und dass sowohl bei der Evaluierung als auch bei der Implementierung später strategisch und organisatorisch unterstützt werden kann.
Sie wissen nun bereits, wer alles in die Content-Prozesse involviert ist und haben die Verantwortlichen identifiziert, die die Aufgaben all dieser Nutzer dokumentieren und entsprechend ihre Anforderungen an das neue System abholen können. Es ist wichtig zu verstehen, welche digitalen Inhalte an welcher Stelle von wem wie benötigt, erstellt und bearbeitet werden und was danach damit geschieht. Je detaillierter jeder einzelne Workflow dokumentiert ist, desto mehr Klarheit herrscht darüber, was ein DAM-System leisten können muss. Neben der reinen Dokumentation ist es auch wichtig, die einzelnen Anforderungen zu priorisieren, um zu verstehen, welche Kernprozesse in erster Linie durch das Digital Asset Management abgedeckt werden sollen.
Neben den funktionalen Anforderungen spielen aber auch strategische Überlegungen eine grosse Rolle. Aus diesem Grund muss auch das Management in die Anforderungsdefinition einbezogen werden. Sonst läuft man schnell in Gefahr, ein System auszuwählen, das den Status Quo optimal abdeckt, aber bereits nach ein, zwei Jahren an seine Grenzen kommt. Das kann passieren, wenn strategische Pläne wie neue Markteintritte oder Geschäftsbereiche nicht in die Entscheidung einfliessen.
Auch die IT-Abteilung muss natürlich involviert sein. Schliesslich muss das neue Digital Asset Management-System später in eine bestehende Umgebung implementiert werden, woraus sich ganz eigene Voraussetzungen und Anforderungen etwa an die Schnittstellen ergeben. Unter Berücksichtigung von Compliance-Vorgaben und auch der strategischen Ausrichtung des Managements ergibt sich hierbei beispielsweise bereits die erste Entscheidung für die geeignete Technologie. Die Frage, ob On-premises-Lösung oder Software-as-a-Service legt die weitere Marschrichtung bei der Anbieterauswahl fest und sollte daher frühzeitig geklärt werden.
Stehen die Anforderungen und damit die relevanten Use Cases fest, kann gemeinsam mit den Marktexperten entschieden werden, welche Anbieter auf die Shortlist kommen. In der Regel sollten nicht mehr als drei Anbieter in die engere Auswahl kommen, um den Aufwand so gering wie möglich zu halten.
Wichtig ist, dass die Anbieter auf der Shortlist die priorisierten Anforderungen so gut wie möglich abdecken, sodass die Akzeptanz der User nicht gefährdet wird und gleichzeitig gewährleistet wird, dass die wichtigsten Workflows und Prozesse mit diesen Systemen effektiv unterstützt werden können.
Die Evaluierung der relevanten Anbieter erfolgt in intensiven Workshops, in denen die Systeme präsentiert und auf die Probe gestellt werden. Damit die Anbieter ihre Pitches optimal vorbereiten können, müssen sie vorab einige Informationen erhalten. Diese werden in der Regel in einem sogenannten Request for Proposal (RFP) festgehalten und umfassen unter anderem:
Neben der funktionalen Abdeckung der Systeme sollten die internen Workshop-Teilnehmer insbesondere auch darauf achten, wie sich die User Experience und Performance darstellt. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist auch die Roadmap der Anbieter. Die geplanten Entwicklungen und Erweiterungen sollten im besten Falle den eigenen aktuellen und künftigen Bedürfnissen entsprechen.
Im Nachgang werden die Systeme bewertet und auch die kaufmännischen Punkte aufgenommen, um so eine fundierte Entscheidungsmatrix zu erstellen. Auf dieser Basis können die Verantwortlichen eine finale Auswahl treffen, die sowohl unter funktionalen und prozessualen als auch unter strategischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten vertretbar ist. Zu diesem Zeitpunkt sollte sich das Team dann auch genauer über die möglichen Integrationspartner informieren, denn in den meisten Fällen implementieren Software-Anbieter ihre Systeme nicht selbst, sondern verfügen über ein Partnernetzwerk, das diese Projektphase begleitet. Bei der Auswahl des richtigen Integrationspartners spielen unter anderem Kriterien wie die regionale Nähe, Ressourcenkapazitäten und Sympathie eine grosse Rolle.