Aktuelle Treiber der Veränderung
Seit seinen Anfängen sorgt Digital Asset Management für eine zentrale Verwaltung digitaler Assets wie Bilder und Videos. Die wachsende Bedeutung dieser digitalen Inhalte für eine steigende Anzahl an Kanälen wie Webseiten, Apps, soziale Medien und Onlinemarktplätze befeuert die rasante Weiterentwicklung moderner DAM-Systeme. Hinzu kommt, dass die Qualität der digitalen Inhalte immer höheren Erwartungen gerecht werden muss und auch die Vielfalt an Datenformaten zunimmt. Mittlerweile geht es nicht nur um Bilder und Videos – Digital Asset Management-Systeme verwalten heute auch 3D und 360° Fotos und Videos sowie Grafiken, Präsentation und andere Dokumente.
Welche Auswirkungen haben diese Faktoren auf den Lebenszyklus digitaler Inhalte?
In Zeiten, als es noch darum ging, Flyer, Plakate und vielleicht die eigene Webseite mit digitalen Inhalten visuell attraktiver zu gestalten, war der Lebenszyklus der verwendeten Bilder oder Videos noch recht einfach und klar:
- Erstellung der digitalen Inhalte
Nachdem die Anforderungen an das gewünschte Bild oder Video festgelegt wurden, wird die Erstellung entsprechend intern oder extern vergeben und ein zeitlicher und monetärer Rahmen definiert, anhand dessen das digitale Asset entsprechend erstellt wird.
- Verwaltung digitaler Inhalte
Die Verwaltung digitaler Inhalte erfordert gewisse Regeln. Dazu gehören Feedback- und Freigabeprozesse ebenso wie eine strukturierte Versionierung und Zugangs- sowie Bearbeitungsrechte. Essenziell für eine saubere Verwaltung ist zudem die Definition von Metadaten.
- Verteilung von digitalen Inhalten
Zur Nutzung digitaler Inhalte müssen zudem Prozesse festgelegt werden, die ihre Verteilung und Publikation regeln. Das umfasst auch interne Abteilungen, externe Nutzer wie die Presse und natürlich die entsprechenden Kanäle.
- Archivierung digitaler Inhalte
Nach der Distribution werden die Bilder und Videos mitsamt ihren Derivaten und Dokumentationen entsprechend abgelegt.
Die rasante Zunahme an relevanten Kanälen und den entsprechenden Anforderungen an digitale Assets hat zur Folge, dass die Masse an notwendigen digitalen Assets überproportional ansteigt und die Erstellung, Bereitstellung und Distribution heute sehr viel komplexer ist als noch vor ein paar Jahren.
Heute ist eine Vielzahl unterschiedlicher Nutzer an der Erstellung von digitalen Assets beteiligt, darunter beispielsweise auch Agenturen, Fotografen und freie Gestalter. Aber auch intern benötigen viele unterschiedliche Stellen Zugang zu und aktuelle Informationen über die vorhandenen digitalen Assets sowie die relevanten Datenprozesse. Dazu gehören das Produktmanagement ebenso wie das Marketing und der Vertrieb – aber auch Customer Success-Abteilungen und die Management-Ebene müssen jederzeit Zugriff auf sämtliche digitale Assets haben. Die abteilungs- und sogar unternehmensübergreifende Arbeit bei der Erstellung von Produktbildern und -videos verlangt nach einer kollaborativen Plattform, die komplexe Feedbackzyklen, Bearbeitungsschritte, Kommentarfunktionen und Versionierungen unterstützt und die fertigen digitalen Inhalte automatisiert an eine beliebige Anzahl von Kanälen ausspielt. Auch die Anbindung an immer neue Kanäle darf für moderne DAM-Systeme keine Rolle spielen.
Aufgrund der Masse an digitalen Inhalten, die heute produziert werden müssen, ist die effiziente Nutzung von bestehenden Daten ein wichtiges Thema für die meisten Unternehmen. Die Wiederverwendung von bestehendem Material ist ein wichtiger Pfeiler für einen wirtschaftlicheren Umgang mit Bild- und Videomaterial. Dies setzt eine intelligente Metadatenstrategie voraus, anhand der Unternehmen ein leicht nutzbares Informationsmodell aufbauen können.
Die Entstehungsgeschichte von Digital Asset Management-Systemen
Die Anfänge von Digital Asset Management liegen in den 1990er Jahren. Unternehmen nutzten damals einfache Bilddatenbanken, um ihre digitalen Bilder zu teilen und bei Bedarf auch zu drucken. Neben Bildern konnten damals bereits auch Videodateien verwaltet werden.
Von 2000 bis 2015 fand in erster Linie eine Ausweitung auf weitere visuelle Dokumente statt. Neben Bildern und Videos konnten nun auch Präsentationen und andere Dokumente verwaltet und mit Handelsunternehmen geteilt werden.
Seit dem Jahr 2015 etwa nimmt die Entwicklung von Digital Asset Management aufgrund von technologischen Neuerungen wie die Bereitstellung von Software-Services über die Cloud oder Headless-Architekturen rasant zu. Moderne DAM-Systeme haben sich zu unternehmensweiten Lösungen für verschiedenste Nutzergruppen entwickelt. Diese Evolution hat auch zur Folge, dass die User Experience moderner Digital Asset Management-Systeme in den Fokus der Hersteller gerückt ist.
Welche technologischen Entwicklungen gab es im Bereich DAM?
Anfangs existierten Digital Asset Management-Systeme ausschliesslich als On-Premise-Lösungen. Einige Unternehmen setzen auch heute noch auf On-Premise-Installationen, um strenge Datenschutzvorgaben einzuhalten. Die gängigen Argumente sind, dass die eigene IT-Abteilung die vollständige Kontrolle über die gespeicherten Daten sowie über Releasewechsel und Updates hat. In diesem Fall ist die eigene IT zuständig für die Wartung, das Hosting und die Security Updates des Systems.
Mit dem Aufkommen von Cloudtechnologien haben sich DAM-Systeme sehr schnell weiterentwickelt. Die Notwendigkeit, immer grössere Massen von Daten hochzuladen, zu transformieren und zu verteilen, erfordert ein Level an Performance, die nur eine Cloudumgebung ökonomisch bereitstellen kann. Das gilt besonders für Unternehmen, die eine schwankende Auslastung haben – etwa bei grösseren Kampagnen oder saisonalen Produktsortimenten, die entsprechend an viele unterschiedliche Onlinemarktplätze und Händler kommuniziert werden müssen.
Auch das Hosting und die Wartung wird vom Cloudanbieter übernommen, was die eigene IT zusätzlich entlastet und so Kosten einspart. Selbst die Sicherheit und der Datenschutz spielen heute eine verschwindende Rolle, da die gängigen Cloudanbieter heute verlässliche Sicherheitszertifikate bieten.
Dazwischen gibt es auch hybride Modelle, bei denen etwa bestimmte Arten von Daten auf On-Premise-Installationen gespeichert werden, während weniger sensibles Material über die Cloud zur Verfügung gestellt wird.
