Workflow-Automatisierung – Für eine reibungslose Zusammenarbeit

1.     Einleitung: Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung bedeutet, sich wiederholende Aufgaben mithilfe von Technologie zu automatisieren und Geschäftsprozesse dadurch schneller und fehlerfreier zu gestalten. Warum das relevant ist? In Zeiten der digitalen Transformation wird die Automatisierung von Prozessen zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Damit sollen vor allem Effizienz und Schnelligkeit von Prozessen erhöht und die Fehlerhäufigkeit reduziert werden. Gerade im Bereich der Produktkommunikation finden sich zahlreiche Use Cases, die stark von einer Workflow-Automatisierung profitieren. In diesem Blogbeitrag wollen wir uns diese Use Cases genauer anschauen und aufzeigen, wie insbesondere die Arbeit mit digitalen Assets durch Workflow-Automatisierung vereinfacht werden kann.

2.     Das Wichtigste zusammengefasst

• Schnelleres Go-to-Market: Repetitive Aufgaben und wiederkehrende Arbeitsabläufe werden schneller erledigt, was die Vermarktung von Produkten in wesentlich kürzeren Zeiten ermöglicht.
• Bessere Qualität: Die Fehlerhäufigkeit wird durch automatisierte Prozesse stark reduziert, was die Qualität der Produktkommunikation nachhaltig verbessert.
• Automatisierung schafft Freiraum für strategische Arbeit: Interne Ressourcen werden von manuellen Aufgaben entbunden und können sich wichtigeren Dingen widmen wie zum Beispiel der Marketingstrategie oder Kampagnenplanung.
• Integraler Bestandteil moderner Software: Zeitgemäße Systeme wie Sharedien verfügen über eine smarte Workflow-Automatisierung, die die wichtigsten Use Cases im Bereich Digital Asset Management abdeckt.
• Prozesse im Fokus: Erfolgreiche Automatisierung bedeutet, Prozesse regelmäßig anzupassen und weiterzuentwickeln. Um die Produktkommunikation nachhaltig zu optimieren, ist eine kontinuierliche Analyse und Anpassung der Workflow-Automatisierung wichtig.

Tipp: Starten Sie Ihre DAM-Workflow-Automatisierung mit einer Analyse Ihrer kreativen Prozesslandschaft!

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3.     Warum ist Workflow-Automatisierung wichtig?

Die Rahmenbedingungen, unter denen Unternehmen heute aktiv sind, werden immer komplexer und ändern sich zum Teil dynamisch. Das erfordert ein gewisses Maß an Agilität, das nur durch eine kontrollierte und effiziente Prozesslandschaft möglich ist. Gleichzeitig wachsen der Zeit- und Kostendruck auf die Entscheider – Ressourcen werden immer knapper und Produkte müssen immer schneller auf den Markt gebracht werden, um potenzielle Kunden nicht an den Wettbewerb zu verlieren. Indem sich Routineaufgaben automatisieren lassen, gewinnen Mitarbeiter:innen wertvolle Zeit für kreative und strategische Aufgaben. Gleichzeitig wird die Qualität durch weniger Fehler verbessert

Warum sind also Workflow-Automatisierungen wichtig und welche Vorteile bieten Sie?

• Erhöhte Effizienz: Aufgaben werden schneller und mit einer geringeren Fehlerwahrscheinlichkeit erledigt. Das kann die Produktivität ganzer Geschäftsbereiche steigern
• Mitarbeiterzufriedenheit: Mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten steigert die Motivation. Dank der Automatisierung manueller Arbeitsschritte haben Mitarbeiter mehr Zeit, sich um wichtigere Themen zu kümmern, was ihre Motivation steigert und sich positiv auf ihre Zufriedenheit auswirken kann.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Automatisierte Workflows ermöglichen es Unternehmen, bei Wachstum flexibel zu bleiben.
• Qualitätssteigerung: Workflow-Automatisierung reduziert die Fehlerhäufigkeit bei der Daten- und Content-Pflege und trägt damit wesentlich zur Qualitätssteigerung in den Kreativprozessen von Unternehmen bei.
• Besserer Vermarktungserfolg: Eine Qualitätssteigerung im Bereich Product Content wirkt sich auch positiv auf die Conversion Rates im Online-Shop aus – eine Investition in Workflow-Automatisierung kann also zu direkten Umsatzsteigerungen führen.

Natürlich lässt sich Workflow-Automatisierung in allen relevanten Geschäftsbereichen mit geeigneten Tools umsetzen – egal, ob im Personalwesen, im Produktmanagement oder in der Logistik. Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, wie Workflow-Automatisierung im Bereich Digital Asset Management eingesetzt werden kann.

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4.     DAM-Anwendungsbereiche der Workflow-Automatisierung

In den Kreativprozessen von Unternehmen, insbesondere im Digital Asset Management, lassen sich einige Use Cases identifizieren, die durch geeignete Funktionen und KI-Komponenten automatisiert werden können. In Sharedien haben wir beispielsweise folgende Anwendungsfälle umgesetzt.

• Auto-Tagging: Die Verschlagwortung ist eine wichtige Aufgabe bei der Anlage von digitalen Inhalten. Bei großen Datenmengen beansprucht sie allerdings auch sehr viel Zeit. Auch das Risiko von Fehlern wie fehlende Metadaten ist bei einer manuellen Bearbeitung sehr hoch. Aus diesem Grund ist die automatisierte Verschlagwortung mittlerweile eine grundlegende Funktion jedes Digital Asset Management-Systems.
• OCR: OCR (Optical Character Recognition) ist eine AI-basierte Technologie, die Texte aus digitalen Bildformaten extrahiert und damit das automatische Tagging von digitalen Inhalten erlaubt oder durch Text-in-Image Search die Bildersuche vereinfachen kann. So können in kürzester Zeit enorme Mengen an Daten ausgelesen werden, die sonst mit hohem Zeitaufwand manuell zu erfassen wären.
• AI-Search: Die Suche nach passendem Bildmaterial ist eine Aufgabe, die schnell zu hohen Aufwänden führt – insbesondere in Unternehmen mit großen Mengen an Medieninhalten. AI-Search ist eine wertvolle KI-Komponente für das Digital Asset Management, das ein intuitives Sucherlebnis bietet. Dafür nutzt AI-Search das sogenannte Natural Language Understanding (NLU), das in Kombination mit maschinellem Lernen die menschliche Sprache auch ohne präzise Schlagworte die passenden Sucherergebnisse liefert. Der Vorteil: Anwender:innen müssen die bei der Datenanlage verwendeten Schlagworte nicht kennen, um digitale Inhalte zu finden.
• Bildbearbeitung: Ob das Zuschneiden von Bildern für verschiedene Kanäle, das Bereitstellen in unterschiedlichen Dateiformaten oder einfache Bearbeitungen wie das Erstellen von Freistellern – bei der Bilddatenpflege gibt es eine ganze Reihe von Aufgaben, die automatisiert werden können und Mitarbeiter entlasten.
• Freigaben und Reviews: Mit einer integrierten Workflow Engine unterstützen moderne Digital Asset Management-Lösungen dabei, Arbeitsabläufe zu automatisieren und alle Beteiligten automatisch in die Workflows einzubinden. Das erleichtert die Arbeit im Team und macht Kreativprojekte effizienter. Zum Beispiel kann ein im Projekt beteiligter Fotograf fünf Bilder hochladen und dem Projektverantwortlichen zur Review und Auswahl zur Verfügung stellen. Damit werden Feedbackschleifen und Freigaben deutlich vereinfacht.
• Lizenzmanagement: Häufig verwenden Unternehmen nicht nur eigenes Bildmaterial, sondern lizenzieren Medieninhalte wie Fotos oder Videos von Datenbanken. Die Überwachung und Einhaltung der Lizenzrechte können schnell sehr zeitaufwändig werden und versehentliche Verstöße ziehen häufig kostspielige Strafen nach sich. Digital Asset Management-Software mit integriertem automatisiertem Lizenzmanagement bietet automatisierte Funktionen wie Überwachung, Lizenzverlängerungen oder Benachrichtigungen beim Ablauf von Lizenzrechten an.

Das sind nur einige der vielen Anwendungsfälle, in denen Workflow-Automatisierung echte Mehrwerte schafft. Aber wie finden Sie heraus, welche Ihrer Use Cases für eine Workflow-Automatisierung infrage kommen?

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5.     So setzt man Workflow-Automatisierung erfolgreich um: Best Practices

Natürlich ist jedes Unternehmen anders und die Arbeitsabläufe in der Produktkommunikation sind meist sehr individuell und haben sich über eine längere Zeit hinweg entwickelt. Entsprechend ist es wichtig zu verstehen, dass es im Bereich Workflow-Automatisierung keinen One-fits-it-all-Blueprint gibt, sondern Unternehmen ihre Automatisierungsstrategie an ihre einzigartige Prozesslandschaft anpassen müssen.

Nachfolgend listen wir einige Best Practices auf, die sich im Zusammenhang mit der Workflow-Automatisierung im Digital Asset und Content Management bewährt haben:

• Setzen Sie das Projektteam zusammen. In Digitalisierungsprojekten ist es unabdingbar, alle relevanten Stakeholder an einen Tisch zu bringen und sämtliche Anforderungen mit in die Konzeption des Projekts einfließen zu lassen.
• Bilden Sie die vollständige Prozesslandschaft ab. Um zu entscheiden, welche Arbeitsabläufe sich für eine Automatisierung eignen, müssen erst einmal sämtliche Prozesse katalogisiert und den einzelnen Personen und Systemen zugeordnet werden.
• Ordnen Sie den Workflows echte Aufwände zu. Als nächstes gilt es herauszufinden, welche Abläufe die meisten Ressourcen binden. In eine absteigende Ordnung gebracht, kann diese Liste der Priorisierung für die Workflow-Automatisierung dienen.
• Gleichen Sie Ihre Liste mit den Funktionen Ihres DAM-Systems ab. Haben Sie die Potenziale in Ihrer Prozesslandschaft identifiziert, müssen Sie prüfen, ob Ihre eingesetzte DAM-Lösung überhaupt dazu imstande ist, die wichtigsten Use Cases zu automatisieren und welche Aufwände die Implementierung der Workflow-Automatisierung nach sich ziehen wird. Stellt sich heraus, dass Ihre technologische Basis nicht dazu geeignet ist, Ihre zentralen Workflows zu automatisieren, sollten Sie ein (neues) DAM-System in Betracht ziehen. Lesen Sie in unserem Blogbeitrag über DAM-Software, worauf es dabei ankommt!
• Starten Sie mit einem zentralen Workflow. Ist die technologische Grundlage geschaffen, geht es an die Umsetzung Ihrer Prioritätenliste – fokussieren Sie sich am besten immer nur auf einen Prozess und prüfen Sie den tatsächlichen Effizienzgewinn.
• Training und Change-Management. Es ist wichtig, alle beteiligten Mitarbeiter abzuholen und bei der Implementierung neuer Arbeitsabläufe und Tools eingehend zu schulen. Nur so kann die Nutzerakzeptanz sichergestellt werden.

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6.     Sharedien Workspaces: Mächtiges Tool für die Workflow-Automatisierung im Stile eines Kanban-Boards

Sharedien Workspaces ist eine spezielle Projektumgebung, die entwickelt wurde, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, die Organisation zu verbessern und die Produktion und Verwaltung von Assets zu vereinfachen. Durch anpassbare Einstellungen und maßgeschneiderte Tools ermöglicht Workspaces den Teams – auch über die Unternehmensgrenzen hinweg – noch besser zusammenzuarbeiten. Darüber hinaus können Sie Workspaces problemlos in Ihre bestehende Umgebung integrieren und ohne jede Systemunterbrechung Ihre Produktivität steigern.

6.1 Warum Workspaces zur Automatisierung von Arbeitsabläufen nutzen?

Workspaces in Sharedien gehen über das traditionelle Digital Asset Management (DAM) hinaus. Sharedien Workspaces zentralisiert Arbeitsabläufe. Der Umgang mit Assets, deren Genehmigungen und Feedback-Zyklen können ohne manuelle Eingriffe geregelt werden.  

6.1.1 Zentralisierte Asset-Verwaltung

Sharedien Workspace ist ein zentraler Ort, an dem alle relevanten Assets, Aufgaben und Dokumente für ein Projekt organisiert sind. Dadurch entfällt die Suche nach Dateien auf mehreren Plattformen, was Fehler reduziert, und Zeit spart.

6.1.2 Workflow-Automatisierung

Sie können automatisierte Workflows erstellen, die exakt auf die Anforderungen des Projekts zugeschnitten sind. Ob es um die Freigaben für Marketingkampagnen oder die Weiterleitung von Assets an verschiedene Abteilungen geht, die Automatisierung sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Es wird sichergestellt, dass keine Aufgabe vergessen wird und stets dem richtigen Verantwortlichen zugewiesen ist.

Um zu veranschaulichen, wie Sharedien Workspaces funktioniert und die Zusammenarbeit optimieren kann, möchten wir zwei Best Practice Beispiele beschreiben. Diese Beispiele zeigen, wie verschiedene Teams Workspaces nutzen können, um die Effizienz zu steigern und komplexe Projektmanagementprozesse zu vereinfachen.

Anwendungsfall 1: Management von Marketingkampagnen

Bei einer globalen Marketingkampagne müssen Kreativteams über mehrere Regionen und Abteilungen hinweg zusammenarbeiten. Mit dem Sharedien Workspace können sie die Verteilung von Assets automatisieren und sicherstellen, dass jede Region nur die für sie relevanten Materialien sieht. Die Content-Ersteller laden ihre Dateien hoch und von dort aus wird der Genehmigungsworkflow gestartet: Automatische Benachrichtigungen werden zur Genehmigung an die regionalen Manager gesendet, um sicherzustellen, dass die Assets regelkonform sind, die Zugriffsrechte passen und die Inhalte ohne manuelles Eingreifen verwendet werden können.

Anwendungsfall 2: Koordinierung der Produkteinführung

Bei einer Produkteinführung müssen mehrere Abteilungen – wie zum Beispiel Marketing, Produktmanagement und IT – zusammenarbeiten, um Inhalte zu erstellen, Veröffentlichungen zu planen und das Messaging abzustimmen. Das Einrichten eines Workspace für die Markteinführung mit Automatisierungen kann den Ablauf erheblich verbessern.  

Sobald beispielsweise die Produktgrafiken genehmigt sind, können automatisierte Aufgaben das Marketingteam benachrichtigen, damit es mit der Erstellung der Inhalte beginnt, während die IT-Abteilung die technischen Assets bearbeitet. Somit ist alles aufeinander abgestimmt und das Projektteam bleibt im Zeitplan.

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7.     Erfolgsmessung: Wie man die Effekte der Workflow-Automatisierung bewertet

Optimierungsmaßnahmen sind nur dann sinnvoll, wenn ihre Ergebnisse genau dokumentiert und bewertet werden. Bei der Workflow-Automatisierung empfiehlt es sich daher, die folgenden Schritte nach der erfolgreichen Implementierung anzuwenden:

• Definieren Sie Ihre KPIs. Zunächst müssen Sie bestimmen, welche Messgrößen für Ihre Workflow-Automatisierung sinnvoll ist. Bearbeitete Bilder pro Tag? Anzahl an gefundenen Fehlern bei der Verschlagwortung? Starten Sie mit einem sinnvollen Set an KPIs und passen Sie so lange an, bis Sie sinnvolle Messreihen haben. Wichtig dabei ist natürlich, dass Sie vor der Implementierung damit starten, um den Effizienzzuwachs beobachten zu können.
• Befragen Sie Ihre Mitarbeiter. Neben den objektiven KPIs ist das Feedback der Nutzer ebenso wichtig und sollte letztlich auch in die Bewertung der Workflow-Automatisierung einfließen.
• Messen Sie kontinuierlich. Nutzen Sie Ihre Erfolgsmessung als langfristigen Kontrollmechanismus und identifizieren Sie weitere Optimierungspotenziale.

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8.     Häufige Fehler bei der Einführung von Workflow-Automatisierung

Die Potenziale von Workflow-Automatisierung sind vielversprechend, sodass viele Projektverantwortliche sich voller Motivation an diese Aufgabe heranmachen. Dabei gibt es allerdings einige Stolpersteine, die Unternehmen unbedingt vermeiden müssen:

• Zu viel auf einmal geplant: Es ist wichtig, mit einem ersten Pilotprojekt zu starten und wichtige Learnings zu sammeln, bevor mit den nächsten Workflows fortgefahren werden kann. Wer versucht, alles auf einem zu automatisieren, verliert schnell den Überblick und hat vor allem keinerlei Kontrolle über die zahlreichen Zusammenhänge von Arbeitsabläufen und Datenprozessen.
• Mitarbeiter werde nicht geschult: Mangelndes Training und/oder Change-Management führt dazu, dass Mitarbeiter die neuen Funktionen und Tools falsch oder gar nicht nutzen und damit Effizienzgewinne ausbleiben beziehungsweise die Potenziale nicht voll ausgeschöpft werden können.
• Fehlende Erfolgsmessung: Wer nicht misst, tappt im Dunkeln – eine sinnvolle und kontinuierliche KPI-Messung bringt Klarheit in die Workflow-Automatisierung und macht Optimierungspotenziale und -ergebnisse transparent.

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9.     Fazit und Handlungsempfehlungen

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Workflow-Automatisierung viele Vorteile mit sich bringen kann:

• Schnellere Prozesse
• Weniger Ressourcenbindung
• Bessere Datenqualität
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Dafür müssen allerdings auch die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden – Projektteams sollten sich erst einmal einen klaren Überblick über die zu automatisierenden Workflows verschaffen, die einzelnen Arbeitsschritte priorisieren und dann schrittweise automatisieren. Darüber hinaus sollten die Effizienzgewinne sorgfältig gemessen und dokumentiert werden.

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