Workflow-Automatisierung – Für eine reibungslose Zusammenarbeit

Die meisten Teams brauchen mehr als nur die Speicherung digitaler Assets - sie brauchen Unterstützung bei der Zusammenarbeit und effiziente Arbeitsabläufe. Wir haben eine Reihe von Fragen zu Sharedien Workspaces erhalten und möchten Ihnen heute mehr Einblick in diese Funktion geben.  

Sharedien Workspaces ist eine spezielle Projektumgebung, die entwickelt wurde, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, die Organisation zu verbessern und die Produktion und Verwaltung von Assets zu vereinfachen. Durch anpassbare Einstellungen und maßgeschneiderte Tools, ermöglicht Workspaces den Teams noch besser zusammenzuarbeiten.  Darüber hinaus können Sie Workspaces problemlos in Ihre bestehende Umgebung integrieren und ohne jede Systemunterbrechung Ihre Produktivität steigern.

Warum Workspaces zur Automatisierung von Arbeitsabläufen nutzen?

Workspaces in Sharedien gehen über das traditionelle Digital Asset Management (DAM) hinaus. Sharedien Workspaces zentralisiert Arbeitsabläufe. Der Umgang mit Assets, deren Genehmigungen und Feedback-Zyklen können ohne manuelle Eingriffe geregelt werden.  

1. Zentralisierte Asset-Verwaltung: Sharedien Workspace ist ein zentraler Ort, an dem alle relevanten Assets, Aufgaben und Dokumente für ein Projekt organisiert sind. Dadurch entfällt die Suche nach Dateien auf mehreren Plattformen, was Fehler reduziert, und Zeit spart.
2. Automatisierte Workflows: Sie können automatisierte Workflows erstellen, die exakt auf die Anforderungen des Projekts zugeschnitten sind. Ob es um die Freigaben für Marketingkampagnen oder die Weiterleitung von Assets an verschiedene Abteilungen geht, die Automatisierung sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Es wird sichergestellt, dass keine Aufgabe vergessen wird und stets dem richtigen Verantwortlichen zugewiesen ist.

Um zu veranschaulichen, wie Sharedien Workspaces funkltioniert und die Zusammenarbeit optimieren kann, möchten wir 2 Best Practice Beispiele beschreiben. Diese Beispiele zeigen, wie verschiedene Teams Workspaces nutzen können, um die Effizienz zu steigern und komplexe Projektmanagementprozesse zu vereinfachen.

Anwendungsfall 1: Management von Marketingkampagnen

Bei einer globalen Marketingkampagne müssen Kreativteams über mehrere Regionen und Abteilungen hinweg zusammenarbeiten. Mit dem Sharedien Workspace können sie die Verteilung von Assets automatisieren und sicherstellen, dass jede Region nur die für sie relevanten Materialien sieht. Die Content-Ersteller laden ihre Dateien hoch und von dort aus wird der Genehmigungsworkflow gestartet: Automatische Benachrichtigungen werden zur Genehmigung an die regionalen Manager gesendet, um sicherzustellen, dass die Assets regelkonform  sind, die Zugriffsrechte stimmig sind und ohne manuelles Eingreifen verwendet werden können.

Anwendungsfall 2: Koordinierung der Produkteinführung

Bei einer Produkteinführung müssen mehrere Abteilungen - z. B. Marketing, Produktmanagement und IT - zusammenarbeiten, um Inhalte zu erstellen, Veröffentlichungen zu planen und das Messaging abzustimmen. Das Einrichten eines Workspaces für die Markteinführung mit Automatisierungen, kann den Ablauf erheblich verbessern.  

Sobald beispielsweise die Produktgrafiken genehmigt sind, können automatisierte Aufgaben das Marketingteam benachrichtigen, damit es mit der Erstellung der Inhalte beginnt, während die IT-Abteilung die technischen Assets bearbeitet, damit alles aufeinander abgestimmt und im Zeitplan bleibt.

Was denken Sie? Könnten Sie Workspaces in Ihrem Arbeitsalltag gebrauchen? Oder haben Sie andere Fragen? Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.