Was zeichnet ein modernes DAM-System aus?

1.    Einleitung: DAM-Systeme und ihre Evolution

Die Bedeutung von digitalen Assets für Unternehmen ist in den vergangenen Jahren rasant gestiegen – der E-Commerce und die damit einhergehende Diversifizierung der digitalen Kommunikationskanäle hat dazu beigetragen, dass die Menge an benötigten Produktbilder und auch -videos sehr stark angewachsen ist. Digitale Assets umfassen aber noch mehr als Bild- und Videomaterial: Audiodateien, 3D-Zeichnungen, Grafiken und Dokumente wie Gebrauchsanweisungen, Produktdatenblätter oder Zertifikate gehören ebenso dazu. Entsprechend haben sich auch die Anforderungen an die Datenhaltung weiterentwickelt. Es reicht heute nicht mehr aus, einen zentralen Speicherplatz für all diese Daten im Unternehmen zu haben. Vielmehr muss ein zeitgemäßes Digital Asset Management dazu in der Lage sein, digitale Assets mit relevanten Produktinformationen zu vernetzen, um Kommunikationsprozesse effektiv zu bedienen und die Markenkonsistenz auf jedem Kanal zu gewährleisten. Der Einsatz von KI im Digital Asset Management für verschiedenste Verwaltungs- und Pflegeprozesse ist heute ebenfalls Standard und steigert die Produktivität von Marketing-Teams. Gleichzeitig braucht es eine ausgeklügelte Rollen- und Rechteverwaltung sowie intelligente Kollaborationsfunktionen, um auch mit externen Dienstleistern wie Agenturen und Fotografen zusammenzuarbeiten, und eine effiziente Überwachung von Bildlizenzen, um rechtliche Risiken zu minimieren. In diesem Blogartikel widmen wir uns daher den Eigenschaften von modernen DAM-Systemen, die die aktuellen Anforderungen von Unternehmen abdecken.

2.    Das Wichtigste zusammengefasst

• Performance: Sowohl Hersteller als auch Händler müssen immer größere Mengen an digitalen Inhalten verwalten. Mit jedem neuen Ausgabekanal gibt es neue Regeln und Anforderungen, die bei der Datenpflege in der Digital Asset Management-Lösung berücksichtigt werden müssen. Moderne DAM-Systeme unterstützen hierbei, indem sie bereits bei der Anlage oder beim Import automatisch relevante Derivate anlegen – das können zum Beispiel unterschiedliche Dateiformate, -typen oder Bildausschnitte für die jeweiligen Ausgabekanäle sein. Sämtliche Datenprozesse müssen durchgängig schnell und zuverlässig ablaufen, da nur so kann ein effektives Go-to-Market gewährleistet werden kann – ganz gleich, wie groß die Datenmengen sind. Für die DAM-Systeme bedeutet das, dass heute sehr hohe Anforderungen an ihre Performance gestellt werden.
• Skalierbarkeit: Die Kommunikationsprozesse von Unternehmen sind häufig volatil – das gilt insbesondere für Marken und Händler, die saisonale Produkte anbieten oder regelmäßig Kampagnen ausspielen. Dementsprechend muss ein DAM-System dazu in der Lage sein, auch Leistungsspitzen verlässlich abzufangen und die Systemperformance an den schwankenden Bedarf anzupassen. Eine skalierbare DAM-Lösung sorgt nicht nur für eine besonders kosteneffiziente Abdeckung dieser schwankenden Performance-Anforderungen, sondern unterstützt auch das Wachstum von Produktsortimenten und eine stetig steigende Anzahl an digitalen Assets.
• Flexibilität: Veraltete Bilddatenbanken nutzen meist starre Ordnerstrukturen für die Anlage von digitalen Assets. Damit schränken sie sowohl die Vernetzung der Daten als auch die Erweiterungsmöglichkeiten des Datenmodells stark ein. Moderne DAM-Systeme hingegen verfügen über flexible Datenmodelle, die freie Vernetzungen zulassen und damit die Nutzbarkeit und Auffindbarkeit von digitalen Assets verbessern. Außerdem ermöglichen flexible Datenmodelle jederzeit Anpassungen und Erweiterungen – beispielsweise für neue Produktsortimente oder bei M&A-Aktivitäten.
• Integrationsfähigkeit: Digitale Assets sind zentrale Elemente in zahlreichen Geschäftsprozessen. Egal, ob im Vertrieb, dem Marketing, der Produktentwicklung oder im Kundenservice: Medieninhalte werden ständig und überall genutzt und müssen daher stets zentral verfügbar sein. Wichtig für die operative Effizienz ist eine reibungslose Integration der DAM-Systeme mit den umliegenden Applikationen, Prozessen und Datenmpfängern. Das ermöglicht nicht nur eine zuverlässige Verfügbarkeit der digitalen Inhalte, sondern auch Prozess- und Workflow-Automatisierungen, die sich positiv auf die betriebliche Effizienz auswirken.
• KI-Integration: Kreativprozesse rund um die Erstellung, Pflege und Distribution von Product Content sind typischerweise aufwendig und sie umfassen oftmals viele repetitive Arbeitsschritte. KI-Funktionen sind daher aus Bereichen wie der Bildbearbeitung oder -suche sowie der Pflege von Metadaten heute nicht mehr wegzudenken. Das beschleunigt nicht nur das Go-to-Market, sondern es sorgt auch für eine bessere Datenqualität und schenkt Marketingmitarbeitern und Kreativteams den notwendigen Freiraum für anspruchsvollere Aufgaben wie die Konzeption neuer Kampagnen.  

Tipp: DAM-Systeme gibt es wie Sand am Meer – wichtig ist, das passende für die eigenen Ziele auszuwählen. Setzen Sie auf eine skalierbare und flexible Lösung, die mit Ihren Anforderungen mitwächst und nachhaltig Ihren ROI maximiert.‍

3.    Tech Stack von modernen DAM-Systemen

Wie aber erkennt man moderne DAM-Systeme? Die technische Basis, Systemarchitektur und das Datenmodell sind entscheidend dafür, ob eine DAM-Lösung zeitgemäße wie auch zukünftige Anforderungen an das Digital Asset Management abdecken kann. Das gilt umso mehr, da sich auf basisfunktionaler Ebene viele DAM-Systeme heute stark ähneln. Damit bleiben zur Differenzierung der Tech Stack, der leistungsstark und flexibel sein sollte, sowie eine kontinuierliche Innovation auf der Features-Ebene. Eine moderne DAM-Technologie basiert auf folgenden Software-Prinzipien:

Cloudnative Technologie

Viele Softwarelösungen werden als cloudbasierte Systeme beworben – es gibt allerdings einen Unterschied zwischen Systemen, die cloudfähig gemacht wurden und solchen, die von Grund auf in der Cloud entwickelt worden sind. Cloudnative Systeme bestehen aus einzelnen Microservices, die unabhängig voneinander arbeiten und bedarfsgerecht skaliert werden können, was einen effizienteren Ressourceneinsatz bedeutet.

Microservices

Microservices sind die granularen Funktionsbausteine, auf der eine serviceorientierte Systemarchitektur aufbaut. Einzelne Funktionen und Datenprozesse werden dabei an singuläre Services ausgelagert, die einzeln je nach Bedarf skaliert werden können und Organisationen damit sehr viel Flexibilität bieten. Spannend ist das beispielsweise für Unternehmen, die zeitweise hohe Performancelasten erwarten – etwa bei Fashionunternehmen, die saisonale Kampagnen steuern müssen. Gleichzeitig steigert der flexible Umgang mit Ressourcen die Effizienz, was bei Unternehmen mit stark schwankender Datenlast zu hohen Kosteneinsparungen führen kann.

API-First Architektur

Ein API-first-Ansatz in der Softwareentwicklung beschreibt den Fokus auf die offene und wiederverwendbare Gestaltung von APIs, die es Unternehmen ermöglicht, sehr flexibel und schnell neue Anwendungen und Microservices zu bauen und damit sehr agil neue digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln und in der Realität auszutesten. Damit kann die Time-to-Market erheblich verkürzt und die Kosten für die Entwicklung neuer Anwendungen drastisch reduziert werden. Gleichzeitig ermöglichen API-first-Entwicklungen eine perfekte User Experience auf allen Interfaces.

4.    DAM im Kontext der digitalen Lieferketten

Digital Asset Management ist im End-to-end Product Content Life Cycle in der Ebene der Datenbeschaffung gemeinsam mit anderen Systemen wie dem Product Information Management (PIM) angesiedelt. Deshalb bilden Digital Asset Management-Lösungen gemeinsam mit dem PIM, ERP und beispielsweise auch dem CRM das systemische Fundament der digitalen Lieferkette – von diesem zentralen Ort aus werden granulare digitale Assets zu fertigem Product Content vernetzt, globalisiert und in Templates gebracht, um dann im nächsten Schritt in die unterschiedlichen Ausgabekanäle ausgleitet zu werden. Damit ist einer der wichtigsten Vorteile von Digital Asset Management, dass Inhalte einheitlich und schneller auf den Markt gebracht werden, was das Brand Management und die Markenidentität stärkt.

In den einzelnen Kommunikationskanälen messen Analytics-Tools wie Digital Shelf Analytics oder Analysewerkzeuge des eigenen Shopsystems die Performance des Product Contents und melden entsprechendes Feedback an die DAM- und PIM-Systeme, wo die Erkenntnisse idealerweise zu Optimierungsmaßnahmen führen.

Daraus ergibt sich die Notwendigkeit der tiefgreifenden Integration der DAM-Systeme in das digitale Ökosystem eines Unternehmens – und das gilt nicht nur für Kreativapplikationen wie Adobe Creative Cloud- oder Microsoft Office-Programmen, sondern auch für die umliegenden Softwaredisziplinen der digitalen Lieferketten.

5.    Best Practices: So finden Sie das richtige DAM-System

Jedes Unternehmen hat ganz eigene Anforderungen an sein Product Content Management. Umso wichtiger ist es, das richtige DAM-System für seine Bedürfnisse zu finden. Die Kriterien für die Softwareauswahl berühren einige relevante Bereiche und müssen sorgfältig zusammengetragen und gewichtet werden. Eine erfolgreiche DAM-Auswahl umfasst neben der Anforderungsdefinition jedoch noch weitere wichtige Projektschritte:

1. Bildung des Projektteams: Zunächst einmal ist es wichtig, alle relevanten Stakeholder an Bord zu holen. Idealerweise werden Softwareprojekte im Rahmen der Information Supply Chain aus dem Business heraus forciert und durch die IT unterstützt – nicht andersherum. Schließlich muss die Technologie am Ende in den täglichen Geschäftsabläufen optimal funktionieren. Dafür müssen die Anforderungen der wichtigsten Nutzer in der Umsetzung priorisiert werden.
2. Dokumentation der Datenprozesse: Es ist wichtig, sich vor der Softwareauswahl ein genaues Bild der Datenprozesse zu machen. Nur so kann sichergestellt werden, dass wirklich alle Beteiligten involviert und im nächsten Schritt auch alle Anforderungen zusammengetragen werden. Außerdem hilft eine solche Prozessdokumentation dabei, Integrationsanforderungen zu benachbarten Systemen frühzeitig zu identifizieren.
3. Anforderungsdefinition: Hier geht es darum, alle wichtigen Auswahlkriterien für das neue DAM-System zu sammeln. Neben den rein funktionalen Kriterien gibt es technische Bereiche wie die Cloud-Strategie, die zur Infrastruktur und den Digitalisierungszielen des Unternehmens passen müssen. Darüber hinaus ist das Partnernetzwerk ein wichtiges Kriterium für viele Unternehmen. Das gilt sowohl für technische Partnerschaften wie zum Beispiel mit PIM- oder Shopsystemen als auch für Implementierungspartner.
4. Short List: Im nächsten Schritt müssen der gesamte DAM-Markt analysiert und relevante DAM-Anbieter identifiziert werden. Bei der ersten Sondierung helfen insbesondere technische Parameter wie ein zeitgemäßer Tech Stack oder das Netzwerk an Implementierungspartnern. Bei der Recherche und Orientierung helfen Übersichtsseiten wie OMR Reviews oder G2 sowie neutrale Berater oder Marktanalysten.
5. Anbieterpräsentationen: Als nächstes werden die DAM-Anbieter eingeladen, die das größte Potenzial zeigen, die Anforderungen des Unternehmens abzudecken. In den Anbieterpräsentationen haben sie die Möglichkeit, ihre DAM-Systeme von der besten Seite zu zeigen und die geforderten Use Cases live vor dem Projektteam zu zeigen sowie Fragen zu beantworten. Damit bekommen die Teilnehmer ein gutes Gefühl für die Lösung und wie sie sich im Alltag bewähren würde. Während der Präsentation machen sich alle Beteiligten Notizen in der Anforderungsliste, um genau zu dokumentieren, inwiefern die Kriterien abgedeckt werden.
6. Vergleich und Preisverhandlungen: Bevor es zur endgültigen Entscheidung kommt, werden alle Anbieter miteinander verglichen und geprüft, mit wem es im letzten Schritt zur Preisverhandlung kommen soll. Wichtig dabei ist, nicht nur die Softwarekosten zu berücksichtigen, sondern auch die Kosten für die Implementierung.

Tipp: Bei einer Softwareauswahl ist eine ganzheitliche Betrachtung der Lösungen wichtig – wer nur auf Basis von Kosten oder Features entscheidet, läuft schnell in Gefahr, bei zentralen Themen wie Integration, Technologie oder Zukunftsfähigkeit kritische Abstriche zu machen.

6.    Contemporary Digital Asset Management: Das sind die Must-haves

Auch wenn die DAM-Anforderungen von Unternehmen sehr individuell sind, gibt es doch ein paar Must-haves, auf die Projektteams bei der Auswahl eines neuen DAM-Systems achten müssen, um sicherzustellen, dass sie sich für eine zukunftsfähige Lösung mit viel Potenzial für ihre Kreativprozesse entscheiden:

Künstliche Intelligenz und Automatisierung

Das Digital Asset Management ist einer der vielversprechendsten Bereiche in einem Unternehmen für den Einsatz von KI und Workflow-Automatisierung. Viele repetitive Arbeitsabläufe können durch entsprechende Funktionen automatisiert werden, was sowohl die Effizienz als auch die Datenqualität steigert.

Kollaborationsunterstützung

An der Erstellung und Bearbeitung von kreativen Assets und auch an der Konzeption von Kampagnen sind meist mehrere interne wie auch externe Teammitglieder beteiligt. DAM-Software ist der Dreh- und Angelpunkt für diese Workflows und bietet daher oftmals Kollaborationsfunktionen wie die Workspaces von Sharedien an. Teams können damit in eigenen Bereichen effizient und transparent zusammenarbeiten, Review- und Freigabeprozesse professionell durchführen und Projekte zentral managen und dokumentieren.

Lizenzüberwachung

Externe Bild- und Videodatenbanken sind wertvolle Quellen für Kampagnen jeglicher Art. Daher ist es vorteilhaft, wenn diese direkt an das DAM-System angebunden werden. Gleichzeitig kann die Überwachung und Einhaltung der Lizenzrechte schnell unübersichtlich werden. Um kostspielige Lizenzrechtsverstöße zu vermeiden und das Monitoring zu vereinfachen, sollte ein modernes Digital Asset Management-System ein Digital Rights Management mit automatisierten Überwachungsfunktionen bieten, mit denen Unternehmen immer auf der sicheren Seite sind.

7.    DAM-Systeme in der Praxis: zwei Fallbeispiele

Anwendungsfall 1: DAM als Kreativplattform

DAM-Systeme zentralisieren die Verwaltung und Pflege von digitalen Assets – egal, ob diese intern produziert oder extern über Bild- und Videodatenbanken beschafft werden. Damit sind sie das Fundament für sämtliche Kommunikationsprozesse und ermöglichen effektive Marketingkampagnen sowie personalisierte Produkterlebnisse an allen Touchpoints. Um dieses Potenzial auszuschöpfen, lassen sich moderne DAM-Systeme problemlos in Kreativapplikationen wie Adobe Creative Cloud- oder Microsoft Office-Programmen für effizientere Workflows integrieren und bieten darüber hinaus dedizierte Funktionen sowie eine ausgeklügelte Rollen- und Rechteverwaltung für eine reibungslose und sichere Zusammenarbeit mit internen wie auch externen Teams.

Anwendungsfall 2: DAM als Content Hub

Durch seine Anbindung an benachbarte Systeme sowie die Vernetzung von digitalen Assets,  Produkinformationen, Nutzer und verschiedenste Ausgabekanäle können moderne DAM-Systeme als zentrale Content Hubs genutzt und damit alle damit verbundenen Datenprozesse unterstützt werden. Das Resultat ist nicht nur eine erhöhte betriebliche Effizienz, sondern sondern auch mehr Transparenz in Bezug auf die digitalen Assets selbst. Unternehmen wissen stets, welche Assets wo vorliegen und wie sie in welcher Form genutzt werden. Mit diesen Erkenntnissen kann die Verwertung der digitalen Inhalte langfristig optimiert werden.

8.    Erfolgsmessung: Wie gut performt Ihr aktuelles DAM-System?

Um die Performance eines DAM-Systems zu messen, müssen die Erwartungen und Ziele berücksichtigt werden, die im Zusammenhang mit der Implementierung der DAM-Lösung stehen. Dazu zählen zum Beispiel:

• Effizienzsteigerung: DAM-Systeme tragen durch Workflow-Automation, KI und die Zentralisierung von digitalen Assets erheblich dazu bei, dass die innerbetrieblichen Abläufe optimiert werden. Der Grad der Automatisierung oder die Zeitersparnis bei zentralen Prozessen sind gute Indikatoren für die Erfolgsmessung.
• Kostenreduktion: Durch die Einsparung von Ressourcen und Zeit durch die Automatisierung von Kreations- und Pflegeprozessen lassen sich die Kosten im Marketing sowie für die Asset-Erstellung reduzieren. Gleichzeitig sorgt die Zentralisierung von digitalen Assets dafür, dass einmal erstellte Inhalte effektiv wiederverwendet werden können, was den ROI der Assets selbst erhöht.
• Verfügbarkeit: Intelligente Datenmodelle und KI-basierte Suche unterstützen Marketingmitarbeiter beim schnellen Auffinden relevanter Inhalte – was wiederum zur Effizienzsteigerung von Kreativprozessen und der Kampagnenerstellung beiträgt.
• Produktivität: Eng verzahnt mit der Effizienz kann die Produktivität durch den Einsatz von DAM-Systemen nachhaltig gesteigert werden: Kollaborationstools unterstützen bei der gemeinsamen Asset-Erstellung sowie Konzeption, Planung und Kreation von Kampagnen und die automatisierte Bildbearbeitung führt zu einem schnelleren Go-to-Market. Mit einem optimal aufgesetzten DAM lassen sich mehr Aufgaben in weniger Zeit abhaken – und das erhöht messbar den Output, die Geschwindigkeit und die Effektivität von Marketingaktivitäten.
• Transparenz: Mithilfe von DAM-Systemen kann immer und zu jeder Zeit festgestellt werden, welche digitalen Assets wo von wem in welcher Form genutzt werden. Analysewerkzeuge lassen interessante Rückschlüsse zu, mit deren HIlfe die Nutzung und Wiederverwertung der Assets optimiert werden kann. Entwicklungen in diesen Nutzungsanalysen können für die Erfolgmessung ebenfalls herangezogen werden.

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9.    Häufige Fehler bei der Implementierung von DAM-Systemen

Die Voraussetzung dafür, dass all diese Mehrwerte durch ein DAM-System generierte werden, ist – neben der Auswahl der richtigen Lösung – die Implementierung und Integration. Viele Unternehmen machen den Fehler, dass sie ein DAM-System beschaffen, ohne genau zu wissen, welche Use Cases sie damit abdecken wollen und können. Wer nicht alle Stakeholder in ein solches Projekt einbindet und die existierenden Datenprozesse im Vorfeld genau analysiert, der endet nicht selten mit einer einfachen Bilddatenbank mit miserablem ROI.

10. Fazit und Handlungsempfehlungen

DAM-Systeme sind das Fundament für sämtliche Kommunikationsprozesse in Unternehmen – richtig implementiert, können moderne Lösungen dazu beitragen, die innerbetriebliche Effizienz zu stärken, die Datenqualität massiv zu erhöhen und die Effektivität von Marketing- und Vertriebskampagnen zu optimieren. Daher ist es wichtig, unter den vielen DAM-Systemen auf dem Markt die Lösung zu finden, die perfekt zu einem passt.

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