Was ist DAM?

1. Einleitung: Was ist DAM?

Digital Asset Management (DAM) bezeichnet eine Software zur Verwaltung, Pflege und Bereitstellung von digitalen Inhalten wie Bilder, Videos, Dokumente, Grafiken oder Audiodateien. Damit ist ein DAM ein wichtiger Bestandteil der Produkt- und Unternehmenskommunikation. Metadaten und Schlagwörter helfen bei der Strukturierung der Inhalte und unterstützen Nutzer bei der Suche nach den richtigen digitalen Assets. Moderne DAM-Systeme haben sich darüber hinaus insbesondere in den Bereichen KI, Automation, Kollaboration und Lizenzmanagement stark weiterentwickelt – dieser Blogartikel gibt einen umfassenden Überblick über den aktuellen Stand der Technologie.

2. Das Wichtigste zusammengefasst

Die Antworten auf die Frage „was ist ein DAM?“ unterscheiden sich mittlerweile stark voneinander – so breit sind mittlerweile die Funktionsumfänge von modernen DAM-Systemen geworden. Das ist nicht verwunderlich, bedenkt man die verschiedenen Stakeholder, die von einem DAM-System profitieren. Zu den typischen Use Cases eines DAM-Systems gehören:

• Bilddatenpflege: Grundlegende Bilddatenarbeiten werden von modernen DAM-Systemen automatisch erledigt. Dazu gehören Aufgaben wie Importe, Bilddatenbenennung und Verschlagwortung aber auch die Erstellung von Bildderivaten. Derivate sind Kopien von Mediendaten, die für unterschiedliche Zwecke entsprechend aufbereitet, manipuliert oder in unterschiedlichen Größen, Zuschnitten und Formaten abgelegt werden. Beispielsweise wird ein und dasselbe Produktbild auf der Webseite in einem anderen Format benötigt als auf Instagram. In der mobilen Onlineshop-Ansicht wird ein anderer Bildausschnitt gewählt als in der Desktop-Ansicht. All diese Derivate automatisiert bereitzustellen spart nicht nur Ressourcen, sondern sorgt gleichzeitig für eine gleichbleibend hohe Datenqualität.
• Brand Portal: Die Bereitstellung von markenkonformen Dokumenten, zentralem Bildmaterial, Logos, Richtlinien und weiteren Brand-Elementen wie Schriftarten und Farben spielt für viele Unternehmen eine wichtige Rolle, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit einem breiten Partnernetzwerk, der Presse oder auch mit Vertriebspartnern. Ein Brand Portal stellt sicher, dass jeder Handelspartner aber auch interne Mitarbeiter und externe Agenturen und Grafiker Zugriff auf aktuelle und konsistente Markenelemente haben – das gilt insbesondere für zulässige Logovarianten, Farbpaletten und Schriftarten.
• Lizenzmanagement: Häufig arbeiten Unternehmen auch mit externen Bilddatenbanken wie Getty Images oder Adobe Stock, die Lizenzen für die Verwendung der Bilder anbieten. Meist richtet sich die zulässige Bildnutzung nach unterschiedlichen Faktoren wie die Dauer der Nutzung, die Länderregionen für die die Kommunikation vorgesehen ist, Umfang der Zielgruppe der geplanten Kommunikation und die Art der Kommunikationsplattform. Die Überwachung und Einhaltung dieser lizenzrechtlichen Bestimmungen sind essenziell, um unnötige Kosten aufgrund von Lizenzverstößen vorzubeugen. Mit steigender Anzahl an Produkten, Zielmärkten und Sprachen wird diese Aufgabe schnell sehr komplex und aufwendig. DAM-Systeme wie Sharedien unterstützen hierbei durch automatisierte Prozesse.
• Kollaboration: Kreativprozesse erfordern meist eine Zusammenarbeit zwischen verschiedenen internen Mitarbeitern sowie externen Beteiligten wie Fotografen, Grafikern und Agenturen. DAM-Systeme haben sich mittlerweile zu Kollaborationsplattformen weiterentwickelt, die nicht nur Rechte und Rollen effektiv managen, sondern auch die Projektarbeit mithilfe von intelligenten Funktionen erleichtern.
• Integration: Was ist DAM für die Produktkommunikation? Ganz einfach: ein unerlässlicher und integraler Bestandteil der digitalen Wertschöpfungskette. Daher spielen Integrationen zu benachbarten Systemen und Applikationen eine wesentliche Rolle für die Umsetzung der Mehrwerte eines DAM-Systems. Dazu gehören insbesondere Softwaresysteme wie PIM, CMS und E-Commerce aber auch Programme der täglichen Arbeiten wie die Adobe Creative Cloud oder Microsoft Office. Je integrierter ein DAM-System in die alltäglichen Abläufe ist, desto effizienter werden die internen Prozesse. Umso wichtiger ist es, bei der Auswahl des richtigen DAM-Systems auf eine Lösung zu achten, die einen API-first-Ansatz hat, denn nur so kann gewährleistet werden, dass sie nahtlos in das gesamte digitale Ökosystem integriert werden kann.

Tipp: Aufgrund der zentralen Bedeutung eines DAM-Systems ist es wichtig, vor der Implementierung alle relevanten Kreativprozesse einschließlich sämtlicher Beteiligten sowie der angebundenen Applikationen genau zu dokumentieren. Nur dann kann im Implementierungsprojekt sichergestellt werden, dass die Softwarelösung ihr volles Potenzial entfalten und die Produktkommunikation perfekt unterstützen kann.

3. Warum ist ein DAM wichtig?

Die Produktkommunikation ist sowohl für Herstellerunternehmen als auch für Händler eine ganz wesentliche Säule ihrer Marketingstrategie. Sie hat einen direkten Einfluss auf Verkaufszahlen und damit für den gesamten Geschäftserfolg. Gleichzeitig sind die Anforderungen an die Produktkommunikation in den vergangenen Jahren stark gestiegen. Produktbotschaften müssen innovativ, attraktiv und überzeugend sein – und das in einer immer bunteren und lauteren Konsumwelt. Zum anderen findet die Produktwerbung auf einer stetig wachsenden Anzahl an Kommunikationskanälen statt.

Das gilt vor allem für Unternehmen, die einer Internationalisierungsstrategie folgen und ihre Produktkommunikation entsprechend an einer wachsenden Anzahl an Zielmärkten anpassen müssen. Lokalisierte Produktwerbung ist entscheidend für den Vertriebserfolg in neuen Länderregionen, und das beschränkt sich nicht auf die Sprache. Auch Produktbilder müssen an die kulturellen Regeln und Gepflogenheiten der unterschiedlichen Regionen angepasst werden, um eine optimale Wirkung beim Zielpublikum zu erreichen.

Ein weiterer Faktor ist die wachsende Bedeutung von personalisierten Produktbotschaften. Je besser sich ein Konsument mit dem Angebot identifizieren kann, desto höher ist die Kaufwahrscheinlichkeit. Für die Produktabbildungen bedeutet das, dass verschiedene Personas mit unterschiedlichen Bildszenarien bespielt werden sollten, um die Kaufbereitschaft zu erhöhen.

Damit steigt die Komplexität der Produktkommunikation kontinuierlich – Unternehmen können diesen Herausforderungen nur begegnen, wenn sie die richtigen Technologien und Prozesse implementiert haben.

Ein DAM-System spielt dabei eine ganz wesentliche Rolle, da der Erfolg der Produktkommunikation mehr und mehr von visuellen Elementen wie Bilder, Videos, Vergleichstabellen und weitere Dokumente wie Zertifikate, Nachhaltigkeitssiegel oder Gebrauchsanweisungen abhängt.

Warum ist ein DAM also wichtig und welche Vorteile bietet es?

• Wirkungsvolle Produktbotschaften: Ein DAM-System unterstützt jede Produktbeschreibung sowie Marketingtexte mit passendem Bild- und Videomaterial und spricht damit die wichtige visuelle Ebene der Kommunikation an. Produkte erhalten so die notwendige Aufmerksamkeit und können im umkämpften (Online-)Handel besser überzeugen.
• Zuverlässiger Markenaufbau: Marken leben von ihrem visuellen Wiedererkennungswert. Das gilt nicht nur für das Logo – ein DAM hilft Unternehmen dabei, ihre gesamte Kommunikation markenkonform und konsistent über alle Kanäle hinweg zu gestalten. Das unterstützt langfristig beim Aufbau einer starken Marke, was beispielsweise auch die Kundenbindung unterstützt.
• Hohe Integrationsfähigkeit: Leistungsfähige DAM-Systeme wie Sharedien bieten eine hohe Integrationsfähigkeit, insbesondere mit PIM-Systemen. Die meisten DAM-Lösungen bauen sogar ein Partnernetzwerk mit PIM-Anbietern auf, um native Schnittstellen zu entwickeln, die die Integration noch leichter und schneller machen.
• Schnelles Go-to-Market dank Automation: Die zunehmende Komplexität der Produktkommunikation können Unternehmen nur dann kontrollieren, wenn grundlegende Datenprozesse automatisiert werden. DAM-Lösungen wie Sharedien erstellen zum Beispiel direkt während des Imports neuer Daten automatisch sämtliche geforderten Derivate und Bilddatenformate und stellen sie den unterschiedlichen Ausgabekanäle bereit.

Das sind nur einige wenige Beispiele, wie ein DAM-System echte Mehrwerte für Unternehmen schaffen kann. Im Folgenden schauen wir uns genauer an, welche Use Cases ein modernes DAM wie Sharedien heute abbilden kann.

Anwendungsbereiche von einem DAM-System

Während ein DAM oftmals in erster Linie im Product Content Management, also in der Vorbereitung der Produktkommunikation, angesiedelt ist, sind die Vorteile von DAM in vielen unterschiedlichen Geschäftsbereichen spürbar. Dafür verantwortlich sind in erster Linie die folgenden Use Cases:

• Schnelles Auffinden von digitalen Inhalten: Mitarbeiter verschwenden häufig viel Zeit bei der Suche nach digitalen Inhalten, etwa für Marketingkampagnen. DAM-Systeme bieten ausgeklügelte Such- und Filterfunktionen, die mit der richtigen Metadatenstrategie digitale Inhalte im Handumdrehen auffindbar machen.
• Automatische Datenpflege: Durch automatisierte Datenpflegeprozesse wie das Retuschieren von Bildern oder die Verschlagwortung von Produktvideos werden interne Ressourcen geschont und die Datenqualität erhöht.
• Überwachung von Lizenzrechten: Die Nutzung von Bildern und Videomaterial ist häufig durch Lizenzrechte limitiert. Die Einhaltung der erlaubten Nutzungsbestimmungen ist wichtig, um kostspielige Lizenzverstöße zu vermeiden. Eine automatische Überwachung dieser Lizenzen spart nicht nur viel Zeit, sondern im Zweifel auch bares Geld.
• Unterstützung der Zusammenarbeit: Kreativprojekte sind meist geprägt von komplexen Review- und Freigabeprozessen. Zudem erschweren fehlende Zugriffsrechte für externe Beteiligte die Zusammenarbeit. DAM-Systeme wie Sharedien bieten für genau diese Szenarien sichere Kollaborationsplattformen, die die Teamarbeit mit intelligenten Funktionen erleichtern.
• KI-Integration: Künstliche Intelligenz treibt die Produktivität und Effizienz in vielen Geschäftsbereichen voran – im DAM ist sie bereits längst fest etabliert und sorgt beispielsweise bei speziellen Suchen wie OCR oder AI-Search für außerordentliche Ergebnisse.
• Mehr Effizienz bei der täglichen Arbeit: Den meisten Mehrwert bringen DAM-Systeme, wenn sie fest in das digitale Ökosystem von Unternehmen integriert sind. Direkte Anbindungen an Programme der täglichen Arbeit wie Microsoft Office oder Adobe Creative Cloud-Applikationen ermöglichen das Erledigen von Aufgaben ganz ohne Programmwechseln und Medienbrüche.

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5. So implementiert man ein DAM richtig: Best Practices

Bei der Implementierung von einem DAM müssen einige Dinge beachtet werden, damit die Lösung auch ihr volles Potenzial entfalten kann:

• Das richtige System finden: Zunächst einmal müssen Unternehmen die DAM-Software finden, die zu ihnen passt. In diesem Blogartikel zur DAM-Auswahl haben wir die wichtigsten Auswahlkriterien für Sie zusammengefasst.
• Prozesslandkarte zeichnen: Vor der Implementierung eines DAM müssen alle relevanten Prozesse mitsamt der Beteiligten sowie angebundenen Applikationen vollständig dokumentiert sein. Nur so wird klar, welche Integrationen notwendig sind und wie die Datenprozesse ausgestaltet werden müssen.
• Anforderungen an digitale Assets aufnehmen: Jeder Kommunikationskanal hat ganz eigene Regeln, wie die Produktbilder und -videos formatiert und zugeschnitten werden müssen. Diese Regeln gilt es, bei der Systemkonfiguration zu berücksichtigen.
• Rollen und Rechte: Beim Aufsetzen eines DAM-Systems ist es wichtig, die Zugriffsrechte und unterschiedliche Rollen von internen Mitarbeitern wie auch externen Beteiligten vorab festzulegen und sauber zu definieren. Das beschleunigt die Umsetzung von Kreativprozessen, Kampagnen und Projekten und ermöglicht maximale Sicherheit und Datenschutz.

Tipp: Start small and grow fast! Es ist ratsam, die DAM-Implementierung zunächst auf einige Kernprozesse zu fokussieren, um schnell erste Erfolge zu verzeichnen und die Learnings direkt sukzessive in die weiteren Geschäftsbereiche zu übertragen. Moderne DAM-Systeme wie Sharedien bieten die dafür notwendige Flexibilität und Skalierbarkeit, wodurch sich Anwendungsgebiete beliebig erweitern lassen.

Aufgrund der zentralen Bedeutung von DAM und seine Vernetzung in unterschiedlichste Datenprozesse sind eine sorgfältige Implementierung und Integration unabdingbar für den Investitionserfolg.

6. Sharedien: Die wichtigsten DAM-Features

Sharedien vereint all diese Anwendungsbereiche in einer cloudnativen, performanten und skalierbaren Lösung:

Digital Asset Management

Das klassische DAM wird mit Sharedien auf ein neues Level gehoben. Mit seinem generischen Datenmodell und der hochmodernen und flexiblen Cloudtechnologie unterstützt Sharedien Unternehmen jeder Größe und Komplexität.

Content Hub

Dank seiner hohen Integrationsfähigkeit fungiert Sharedien als zentrale Datendrehscheibe für die gesamte Organisation. Sämtliche Ausgabekanäle und Datenempfänger werden zuverlässig mit qualitativ hochwertigen digitalen Assets beliefert.

Brand Portal

Durch die zentrale Bereitstellung von Markenelementen wie Logos, Schriften, Farben, Bildern, Videos sowie Brand Guides ermöglicht es Sharedien Unternehmen, ihre Markenkonformität zu sichern.

Digital Rights Management

Nie wieder Rechtskosten aufgrund von Lizenzverstößen: Sharedien unterstützt Marketingteams dank automatisiertem Digital Rights Management bei der effektiven Überwachung und Einhaltung von Lizenzrechten.

Workspaces

Effizientes Projektmanagement und eine vereinfachte Zusammenarbeit dank Workspaces: profitieren Sie von automatisierten Freigabe- und Reviewprozessen, einer intelligenten Rollen- und Rechteverwaltung sowie von hilfreichen Projekttools wie Kanban-Boards und einer zentralen Dokumentenablage.

AI-driven DAM

Mit innovativen KI-Funktionen wie AI Search oder OCR beschleunigen Sie Ihre DAM-Prozesse – für mehr Effizienz, höhere Mitarbeiterzufriedenheit und eine verbesserte Datenqualität.

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7. Die wichtigsten Anwendungsfälle von DAM

Anwendungsfall 1: Asset-Suche

Die Anzahl an digitalen Assets steigt stetig und nicht selten verwalten Unternehmen Datenmengen im Milliardenbereich. Umso wichtiger ist es, die Asset-Suche so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten. Innovative Features wie AI Search und OCR boosten die Effizienz von Marketingteams bei der Zusammenstellung von Kampagnenmaterial.

Anwendungsfall 2: Kreativprojekte

Häufig sind in der Kampagnenplanung viele verschiedene Beteiligte involviert – so auch Externe wie Agenturen oder Grafiker. Eine sichere und effektive Kollaborationsplattform sorgt nicht nur dank Workflow-Automatisierung für flüssigere Review- und Freigabeprozesse, sondern hilft dem Team auch dabei, Deadlines, Milestones und Projektziele stets im Auge zu behalten.

8. Erfolgsmessung: Wie man die Effekte von DAM bewertet

Für Unternehmen stellt sich regelmäßig die Frage, was die Implementierung neuer Technologien letztendlich gebracht hat. Die Effekte von DAM lassen sich zum Beispiel an den folgenden Key Performance Indicators (KPIs) hervorragend messen:

• Reduzierung der Time-to-Market: Die Zeit, die für die Markteinführung neuer Produkte und Kampagnen benötigt wird, kann erfolgskritisch sein – insbesondere in Märkten wo hoher Wettbewerbsdruck herrscht. Je schneller ein Produkt am Interaktionspunkt mit potenziellen Kunden landet, desto größer das Absatzpotenzial.
• Höhere Produktivität: Ein schnelleres Auffinden von digitalen Assets, die Automatisierung von Workflows und Datenprozessen und die Integration von DAM-Datenprozessen in die täglichen Arbeitsabläufe führen zu einer messbaren Steigerung in der Arbeitseffizienz.
• Niedrigere Lizenzkosten: Das Digital Rights Management überwacht die zulässige Lizenznutzung und kann damit rechtzeitig vor Lizenzverstößen oder dem Ablauf von Lizenzen warnen. Damit können effektiv Rechtskosten vermieden werden.
• Höhere Conversion: Der Erfolg von Produktkommunikation hängt ganz wesentlich von der visuellen Umsetzung von Produktbotschaften ab. Arbeiten DAM und PIM perfekt zusammen und liefern überzeugende Produkterlebnisse, kann sich das positiv auf die Conversion Rate im Digital Commerce auswirken.

Neben den direkt messbaren KPIs gibt es eine Reihe an weiteren Mehrwerten, die schwieriger zu beziffern sind. Dazu zählen zum Beispiel eine höhere Zufriedenheit von Mitarbeitern und Partnern oder die langfristige Stärkung der Markenidentität.

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9. Häufige Fehler bei der Einführung von DAM

So groß die Potenziale von DAM auch sind, bei der Systemeinführung kann so einiges schiefgehen. Damit Ihnen das nicht passiert und Sie nicht am Ende mit einem einfachen File-System dastehen, vermeiden Sie besser folgende Fehler bei der DAM-Implementierung:

• Reines IT-Projekt: Viele Unternehmen machen nach wie vor den Fehler, Digitalisierungsprojekte aus der IT-Abteilung heraus voranzutreiben. DAM ist ein Paradebeispiel dafür, dass ein solches Projekt in den Fachabteilungen angesiedelt sein muss – denn hier bündeln sich die tatsächlichen Anforderungen und Vernetzungen mit weiteren Datenprozessen.
• Abbildung des Status Quo: Moderne DAM-Systeme bieten viele innovative Funktionen und Integrationsmöglichkeiten, die für Unternehmen ein enorm hohes Potenzial von Effizienzgewinne und eine verbesserte Produktkommunikation und Kampagnenvorbereitung bergen. Viele Teams machen bei der Implementierung jedoch den Fehler und bilden lediglich den Status Quo ab – und verpassen damit die Chance auf eine nachhaltige Entwicklung von Datenprozessen.
• Unvollständige Anforderungen: Ein so zentrales Projekt wie DAM muss alle relevanten Perspektiven involvieren – das umfasst sowohl die Stakeholder als auch die Ausgabekanäle und Umsysteme. Auch wenn sowohl die Auswahl des richtigen Systems als auch dessen Implementierung dadurch herausfordernd werden kann, ist eine sorgfältige Konzeption maßgeblich für den nachhaltigen Erfolg des Projekts.

10. Fazit und Handlungsempfehlungen

Was ist DAM? DAM kann eine echte Superpower für Marketingteams sein – vorausgesetzt, sie setzen auf ein zeitgemäßes Tool und sorgen von Anfang an für die richtige Implementierung und Integration in ihr digitales Ökosystem. Eine sorgfältige Planung und kontinuierliche Überwachung und Optimierung der DAM-Nutzung tragen wesentlich zur Investitionssicherheit von DAM bei.

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